Mit der Gruppen-Freigabefunktion können Mitglieder und Administratoren von Starter-, Team- und Business-Tarifen einfach und effizient Logins und sichere Notizen mit anderen teilen. Administratoren können neue Tarif-Mitglieder einfacher aufnehmen und sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Logins verfügen.
Was bedeutet „Mit einer Gruppe teilen“?
Die Gruppen-Freigabefunktion ist nur für Dashlane Starter-, Team- und Business-Tarife verfügbar. Mit dieser Funktion können Administratoren Mitglieder in Gruppen einteilen und so die Freigabe von Daten innerhalb des Unternehmens sicherer und effizienter gestalten. Sie können die Gruppen auf Basis von Abteilungen oder bestimmten Unternehmensanforderungen gestalten. Mitglieder und Administratoren einer Freigabegruppe können innerhalb dieser Gruppe Elemente mit anderen teilen. Die Gruppen-Freigabe schafft eine geordnete Struktur für die Nutzung sensibler Informationen im Unternehmen. Außerdem spart dieses Vorgehen Zeit bei der Aufnahme und Austragung von Mitarbeitern.
Warum sollten Sie für Ihre Daten die Funktion „Mit einer Gruppe teilen“ verwenden?
Anders als E-Mails und SMS bietet das Sharing Center von Dashlane eine sichere Möglichkeit für den Datenaustausch.
Wenn Sie einen Login oder andere vertrauliche Daten per E-Mail versenden, werden diese vom jeweiligen E-Mail-Service als Klartext an folgenden Orten hinterlegt:
- Im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs bei Ihrem E-Mail-Anbieter
- Im Gesendet-Ordner auf allen mit Ihrem Postfach verknüpften Geräten
- auf den Servern Ihres E-Mail-Providers,
- Auf den Servern des Anbieters des Empfängers (das können mehrere Orte und Rechenzentren sein)
- auf den Computern oder Geräten des Empfängers.
Auch Instant Messaging-Apps sind nicht sicher. Ihre Daten werden als Klartext im Netzwerk versendet und der Service speichert Ihre Unterhaltungen oftmals im Anwendungsverlauf.
Die sichere Freigabe-Funktion von Dashlane verschlüsselt Ihre Daten unter Einsatz des leistungsstärksten Verschlüsselungssystems, bevor sie über das Internet übertragen werden.
Voraussetzungen
Um Daten mit einer Gruppe teilen zu können, müssen Sie ein Dashlane-Konto haben und Mitglied eines Dashlane Starter-, Team- oder Business-Tarifs sein. Bitte beachten Sie, dass die Gruppen-Freigabe gezielt auf den Einsatz innerhalb eines Starter-, Team- oder Business-Tarifs ausgelegt ist und nicht zum Austausch mit anderen Starter-, Team-, Business-, Premium- oder Free-Tarifen genutzt werden kann.
Administratoren müssen zunächst eine oder mehrere Gruppen erstellen und dann Tarifmitglieder zu den Gruppen hinzufügen, bevor diese Daten teilen können. Wenn Sie die Gruppe, für die Sie Elemente freigeben möchten, nicht finden können, vergewissern Sie sich, dass Sie Mitglied dieser Gruppe sind.
Gruppen verwalten
Gruppen erstellen
- Wenn Sie eine Gruppe erstellen möchten, klicken Sie in der Administrator-Konsole im Tab Gruppen auf das dunkelgrüne Symbol + Neue Gruppe.
- Geben Sie dann der neuen Gruppe einen Namen und wählen Sie OK. Existiert bereits eine Gruppe mit diesem Namen, wird diese angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Gruppennamen nicht doppelt vorkommen dürfen.
Gruppen umbenennen
- Zur Umbenennung einer Gruppe, wählen Sie diese in der Administrator-Konsole über den Tab Gruppen aus.
- Wählen Sie den Namen der Gruppe dann auf der nächsten Seite erneut aus, um das Feld zu bearbeiten.
- Geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein und drücken Sie die Enter-Taste.
Gruppen löschen
- Zur Löschung einer Gruppe, wählen Sie diese in der Administrator-Konsole über den Tab Gruppen aus.
- Wählen Sie auf der nächsten Seite dann Gruppe löschen.
- Geben Sie den Namen der Gruppe ein, die Sie löschen möchten, und wählen Sie Löschen. Dieser zusätzliche Schritt ist eine Vorsichtsmaßnahme, um zu verhindern, dass Gruppen aus Versehen gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass bei Gruppennamen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.
Wichtig: Gelöschte Gruppen können auch von Administratoren nicht wiederhergestellt werden. Wird eine Gruppe aus Versehen gelöscht, muss der Administrator sie neu erstellen und Tarifmitglieder erneut einladen. Dann können die Mitglieder erneut Logins innerhalb der Gruppe teilen.
Wenn eine Gruppe gelöscht wird, behält nur der jeweils ursprüngliche Eigentümer Zugriff auf die Logins.
Gruppenmitglieder verwalten
Gruppenmitglieder einladen
- Wenn Sie Mitglieder zu einer Gruppe einladen möchten, öffnen Sie in der Administrator-Konsole den Tab Gruppen und wählen Sie die Gruppe aus, zu der Sie die Mitglieder einladen möchten.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite auf den dunkelgrünen Button + Mitglieder hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitglieder ein, die Sie einladen möchten, und wählen Sie Hinzufügen. Die Mitglieder werden per E-Mail über die Einladung benachrichtigt. Sie können die Einladung zur Gruppe dann über das Sharing Center in der Dashlane-App entweder annehmen oder ablehnen.
Da Administratoren nicht automatisch als Mitglieder zu den erstellten Gruppen hinzugefügt werden, müssen sie beim Hinzufügen neuer Mitglieder auch ihre eigene E-Mail-Adresse angeben, um selbst hinzugefügt zu werden.
Tarifmitglieder erhalten nur eine E-Mail, wenn sie zu einer Gruppe eingeladen werden. Wenn Mitglieder innerhalb der Gruppe Daten teilen, werden darüber keine weiteren E-Mails versandt. Diese Elemente werden automatisch für die jeweiligen Gruppen und die verbunden Konten freigegeben.
Einladungsstatus anzeigen
- Wenn Sie den Einladungsstatus einer Gruppe überprüfen möchten, öffnen Sie in der Administrator-Konsole den Tab Gruppen und wählen Sie die gewünschte Gruppe.
- Auf der nächsten Seite werden die E-Mail-Adressen aller Gruppenmitglieder angezeigt. Nachdem eine Einladung angenommen wurde, können Sie auch deren Status einsehen sowie die Rolle des Mitglieds im Tarif. Wenn eine Einladung bisher weder angenommen noch abgelehnt wurde, wird ihr Status als Ausstehend angezeigt.
Sobald ein Tarifmitglieder die Einladung annimmt, wird er/sie in der Freigabegruppe als Mitglied aufgeführt. Diese Rollen beziehen sich nicht auf den jeweiligen Tarif, sondern auf die Rolle innerhalb der jeweiligen Gruppe. Wenn ein Mitglied die Einladung ablehnt, wird es aus der Gruppe entfernt. Bei jeder Annahme und jeder Ablehnung erhält der Administrator des Tarifs eine E-Mail.
Wurde eine Einladung nicht erhalten, können Sie das Mitglied erneut einladen. Suchen Sie in der Liste nach dem Mitglied, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol und wählen Sie Benutzer entfernen. Klicken Sie dann auf den dunkelgrünen Button + Mitglieder hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitglieder ein.
Benutzer, die Probleme beim Empfang von Dashlane-E-Mails haben, sollten die Domain „dashlane.com“ zu ihrer E-Mail-Whitelist hinzufügen.
Gruppenmitglieder entfernen
- Wenn Sie Mitglieder aus einer Gruppe entfernen möchten, öffnen Sie in der Administrator-Konsole die Registerkarte Gruppen und wählen Sie die gewünschte Gruppe.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite dann in der Liste neben dem gewünschten Benutzer auf das Papierkorbsymbol. Klicken Sie zur Bestätigung auf Benutzer entfernen.
Elemente innerhalb von Gruppen teilen
Sobald die Benutzergruppen eingerichtet sind, können Elemente innerhalb der Gruppen von Gruppenmitgliedern und Administratoren in Dashlane geteilt werden.