Gruppen für Dashlane-Business-Konten erstellen und verwalten

Mit Dashlane Business können Sie ganz unkompliziert Passwörter und Sichere Notizen mit einer Gruppe teilen. Neue Mitarbeiter aufzunehmen und sicherzustellen, dass sie alle nötigen Passwörter zur Verfügung haben, war noch nie einfacher.

Was bedeutet „Mit einer Gruppe teilen“?

Die Möglichkeit, Elemente mit einer Gruppe zu teilen, besteht nur in Dashlane Business. Mit dieser Funktion können Administratoren Dashlane-Business-Benutzer in Gruppen einteilen und so die Weitergabe vertraulicher Daten innerhalb des Unternehmens gezielt steuern. Gruppen können nach Abteilungen oder nach anderen für Ihr Unternehmen relevanten Aspekten erstellt werden. Endbenutzer (und Administratoren) können dann Elemente innerhalb dieser Gruppen freigeben. Dadurch entsteht eine geordnete Struktur für die Nutzung sensibler Informationen im Unternehmen. Außerdem spart dieses Vorgehen Zeit bei der Aufnahme und Entlassung von Mitarbeitern. 

Warum sollten Sie Ihre Daten „Mit einer Gruppe teilen“?

Sensible Daten können über Dashlane sicher geteilt werden. Diese Sicherheit ist beim Versand über E-Mail oder Textnachricht nicht gegeben.Jedes Mal, wenn Sie ein Passwort oder andere sensible Daten per E-Mail versenden, werden diese im Klartext gespeichert, und zwar an mehreren Stellen:

  • im „Gesendet“-Ordner Ihres Postfachs bei Ihrem E-Mail-Provider,
  • im „Gesendet“-Ordner auf allen anderen Geräten, die mit Ihrem Postfach verknüpft sind,
  • auf den Servern Ihres E-Mail-Providers,
  • auf den Servern des Providers des Empfängers (das können durchaus mehrere Orte und Rechenzentren sein),
  • auf den Computern oder Geräten des Empfängers.

Daten über Textnachrichten-Apps zu versenden ist auch nicht sicher, denn die Daten werden normalerweise nicht verschlüsselt, sondern als Klartext über das Netzwerk gesendet. Das heißt, dass Ihre Nachrichten theoretisch vom Unternehmen, das die App betreibt, gelesen werden können. Außerdem werden Konversationen in diesen Apps oft in einem Verlauf gespeichert.

Wenn Sie Ihre Daten jedoch über Dashlane teilen, werden sie verschlüsselt, noch bevor sie überhaupt über das Internet gesendet werden. Weitere Informationen zu den Themen Sicherheit und Verschlüsselung finden Sie hier.

Voraussetzungen

Um Daten mit einer Gruppe teilen zu können, müssen Sie ein Dashlane-Konto haben und Teil eines Dashlane-Business-Kontos sein. Außerdem müssen Sie mindestens Version 4.8.1 der Dashlane-Desktop-App verwenden. Bitte beachten Sie, dass die Funktion Mit einer Gruppe teilen gezielt auf den Einsatz innerhalb eines Dashlane-Business-Kontos ausgelegt ist und nicht zum Austausch mit anderen Dashlane-Konten (egal ob Business, Premium oder Kostenlos). Bevor Benutzer die Funktion verwenden können, muss vom Administrator mindestens eine Gruppe erstellt werden.

Gruppen verwalten

Gruppen erstellen

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Wenn Sie eine Gruppe erstellen möchten, klicken Sie in der Administrator-Konsole im Tab Gruppen verwalten auf die grüne Schaltfläche + Neue Gruppe. Geben Sie dann der neuen Gruppe einen Namen und klicken Sie auf OK. Bestehende Gruppen werden hier angezeigt. Hinweis: Gruppennamen dürfen nicht doppelt vorkommen.

Gruppen umbenennen

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Wenn Sie eine Gruppe umbenennen möchten, klicken Sie in der Administrator-Konsole im Tab Gruppen verwalten auf die gewünschte Gruppe. Klicken Sie auf der nächsten Seite noch einmal auf den Gruppennamen, um das Feld bearbeitbar zu machen. Geben Sie einen neuen Namen für die Gruppe ein und drücken Sie die Enter-Taste. 

Gruppen löschen

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Wenn Sie eine Gruppe löschen möchten, klicken Sie Gruppen verwalten in der Administrator-Konsole auf den Gruppennamen. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Gruppe löschen rechts oben im Bildschirm. Geben Sie den Namen der Gruppe ein, die Sie löschen möchten (Groß- und Kleinschreibung beachten), und klicken Sie auf Löschen. Das ist eine Vorsichtsmaßnahme, um zu verhindern, dass Gruppen aus Versehen gelöscht werden.
Gelöschte Gruppen können nicht wiederhergestellt werden. Falls eine Gruppe doch einmal aus Versehen gelöscht wird, muss ein Administrator sie neu erstellen und die Mitglieder erneut einladen. Dann können die Mitglieder erneut Passwörter innerhalb der Gruppe teilen. Hinweis: Wenn eine Gruppe gelöscht wird, behält nur der jeweils ursprüngliche Eigentümer Zugriff auf die Passwörter.

Gruppenmitglieder verwalten

Gruppenmitglieder einladen

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Wenn Sie Benutzer in eine Gruppe einladen möchten, klicken Sie Gruppen verwalten in der Administrator-Konsole auf die Gruppe, in die Sie neue Mitglieder einladen möchten. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf die grüne Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen rechts oben im Bildschirm. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) des/der Benutzer(s) ein, die Sie einladen möchten und klicken Sie auf Hinzufügen. Die Benutzer erhalten daraufhin eine E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, die Einladung in die Gruppe anzunehmen oder abzulehnen, und zwar in Dashlanes Sharing Center. Administratoren werden der Gruppe automatisch ohne Einladung hinzugefügt. In einer bald zu veröffentlichenden Version müssen sich Administratoren nicht mehr in allen Gruppen befinden.
Hinweis: Eine E-Mail wird nur für die Einladung in die Gruppe versandt. Wenn Mitglieder innerhalb der Gruppe Daten teilen, werden darüber keine weiteren E-Mails versandt.

Einladungsstatus anzeigen

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Wenn Sie den Einladungsstatus einer Gruppe überprüfen möchten, klicken Sie Gruppen verwalten in der Administrator-Konsole auf die gewünschte Gruppe. Auf der nächsten Seite werden die E-Mail-Adressen aller Gruppenmitglieder samt Status und Rolle rechts daneben angezeigt. Wenn eine Einladung bisher weder angenommen noch abgelehnt wurde, wird sie als Ausstehend angezeigt. 
Sobald der Benutzer die Einladung annimmt, wird er als Mitgliedaufgeführt. Wenn er die Einladung ablehnt, wird er aus der Gruppe entfernt. Bei jeder Annahme und Ablehnung erhält der Administrator eine E-Mail.
Falls Sie mal einem Mitglied eine zweite Einladung schicken müssen, weil die erste nicht ankam, klicken Sie in der Liste neben dem Namen des Mitglieds auf das Papierkorbsymbol und klicken Sie dann auf Benutzer entfernen. Fügen Sie den Benutzer dann erneut hinzu, indem Sie auf die grüne Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen rechts oben im Bildschirm klicken und dann die entsprechende E-Mail-Adresse eingeben.

Benutzer, die Probleme beim Empfang von Dashlane-E-Mails haben, sollten die Domain dashlane.com zu Ihrer E-Mail-Whitelist hinzufügen.

Gruppenmitglieder entfernen

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Wenn Sie Mitglieder aus einer Gruppe entfernen möchten, klicken Sie in der Administrator-Konsole im Tab Gruppen verwalten auf die gewünschte Gruppe. Klicken Sie auf der nächsten Seite dann in der Liste neben dem gewünschten Benutzer auf das Papierkorbsymbol. Klicken Sie anschließend auf Benutzer entfernen.

Elemente innerhalb von Gruppen teilen

Sobald die Benutzergruppen eingerichtet sind, können Elemente innerhalb der Gruppen von Gruppenmitgliedern und Administratoren über die Dashlane-Anwendung geteilt werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel.

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