Cómo administrar elementos compartidos dentro de los grupos

En una cuenta Dashlane Business, una vez que un administrador de cuenta ha creado grupos de usuarios, los miembros y administradores del grupo podrán compartir elementos dentro de los grupos de una manera fácil y eficiente. Incorporar empleados y asegurar que cuenten con las contraseñas necesarias nunca fue tan fácil.

Para compartir entre grupos, debe formar parte de una cuenta Dashlane Business y el administrador de esta cuenta debe haber creado los grupos. Consulte este artículo para recibir una introducción a Compartir con el grupo y el tutorial completo para crear y administrar los grupos de usuarios.

Cómo compartir grupos

Existen dos formas de compartir sus datos con un grupo en Dashlane; ya sea directamente desde el elemento que desea compartir o a través del Centro para compartir.

Desde el elemento que desea compartir

Para compartir un elemento con un grupo, simplemente localice el elemento en las secciones Contraseñas o Notas seguras de su aplicación Dashlane y haga doble clic sobre el elemento para mostrar todos los detalles. A continuación, haga clic en el icono Compartir ubicado en la parte superior. De forma alternativa, simplemente puede hacer clic derecho y seleccionar Compartir.

Ingrese los grupos con los que desea compartir, seleccione las opciones de permiso y haga clic en Siguiente. Tenga en cuenta que puede elegir entre dos opciones de permiso: Derechos limitados Plenos derechos. Al compartir con un grupo, todos los miembros del grupo recibirán la misma opción de permiso que usted eligió.

Derechos limitados: Únicamente los destinatarios pueden usar este elemento. No pueden ver, modificar, compartir o editar las  opciones de permiso de otros usuarios con los que se compartió este elemento.

Plenos derechos: Los destinatarios pueden usar, ver, modificar y compartir este elemento. Además, pueden editar las opciones de permiso de otros usuarios con los que se compartió este elemento, incluso las suyas, y revocar a usuarios por completo para el uso del elemento.

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Después de compartir un elemento con un grupo, todos los miembros del grupo lo aceptarán y recibirán automáticamente. El elemento se mostrará en el perfil de la persona que comparte en el Centro para compartir y se alojará en las secciones Contraseñas o Notas seguras.

Nota: A veces puede tomar algunos minutos para que el elemento a compartir aparezca en el grupo. Si tiene algún problema para ver el elemento, debe sincronizar o ingresar nuevamente a su cuenta Dashlane para ver la actualización reflejada.

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Podrá observar que junto a cualquier elemento compartido aparecerá un icono especial para especificar que este elemento se compartió con uno o varios usuarios. Después de abrir el elemento para ver todos los detalles, podrá hacer clic en la pestaña Acceso compartido  para ver los detalles para compartir.

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Usando el Centro para compartir

Puede compartir Contraseñas y Notas seguras directamente desde el Centro para compartir. Desde allí, haga clic en el botón verde Agregar nuevo que se encuentra en la parte superior de la ventana.

Seleccione los elementos que desea compartir y los grupos con los que desea compartir ingresándolos manualmente o haciendo clic en botón de flecha hacia abajo que se ubica a la derecha. Después, elija la opción de permiso que desea establecer para todo el grupo. Tenga en cuenta que puede elegir entre dos opciones de permisos: Derechos limitados Plenos derechosAl compartir con un grupo, todos los miembros del grupo recibirán el mismo permiso que usted eligió.

Derechos limitados: Únicamente los destinatarios pueden usar este elemento. Ellos no podrán ver, modificar, compartir o editar las opciones de permiso de otros usuarios con los que se compartió este elemento.

Plenos derechos: Los destinatarios pueden usar, ver, modificar y compartir este elemento. También podrán editar las opciones de permiso de otros usuarios con los que se compartió este elemento, incluso las suyas, y revocar usuarios por completo para el uso de este elemento.

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Después de que una Contraseña o Nota segura se ha compartido con usted, podrá ver el elemento y sus detalles para compartir en el Centro para compartir o mediante la visualización de la pestaña Acceso compartido del elemento en la sección Contraseñas Notas seguras .
Nota: A veces puede tomar algunos minutos para que el elemento a compartir aparezca en el grupo. Si tiene algún problema para ver el elemento, debe sincronizar o ingresar nuevamente a su cuenta Dashlane para ver la actualización reflejada. 

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Administración de elementos compartidos

Puede administrar sus elementos compartidos en el Centro para compartir o mediante la visualización de la pestaña Acceso compartido del elemento en las secciones Contraseñas Notas seguras 

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Para ver sus permisos y los permisos de otros, abra el Centro para compartir, haga clic en el Grupo que desea ver y localice el elemento. Los permisos que se le muestran son los permisos que se otorgaron al grupo. 

Los detalles para compartir mostrarán las opciones de permiso de cada miembro del grupo con quien se compartió este elemento, incluso las de usted. Si posee Plenos derechos sobre el elemento, tendrá las opciones de editar o revocar el acceso después de colocar el cursor sobre las opciones de permiso. Además, continuará teniendo los mismos derechos sobre estos datos como su creador. Esto significa que tendrá la facultad de:

  • Editar la Contraseña o Nota segura (esto actualizará el elemento para todos los miembros del grupo con los que fue compartido)
  • Ver con quién se ha compartido (desde el Centro para compartir)
  • Revocar las opciones de permiso del grupo (al revocar accesos, Dashlane eliminará de manera remota los datos de otros dispositivos la próxima vez que se abra)
  • Editar las opciones de permiso: Derechos limitados o Plenos derechos

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Si se comparte un elemento con usted y lo elimina de su cuenta de Dashlane, el elemento no se eliminará de la cuenta Dashlane de su creador.

Revocación de acceso a elementos compartidos

Si compartió algo con el grupo incorrecto o cambia de idea más adelante, puede revocar el acceso a este elemento desde el Centro para compartir. Ubique el grupo con el que compartió el elemento, haga clic en el elemento compartido y después haga clic en Revocar acceso para dejar de compartir el elemento con este grupo. Además, puede ubicar el elemento dentro de la sección Contraseñas o Notas seguras.

Solo puede revocar el acceso si le fueron otorgados Plenos derechos sobre el elemento. De igual forma si desea revocar el acceso a solo 1 miembro del equipo, tendrá que solicitarle a su administrador que elimine a esta persona del grupo y cree un grupo nuevo.

Seguridad y privacidad

Para cada usuario de Dashlane, creamos lo siguiente:

  • Una clave pública única guardada en los servidores de Dashlane. Cuando se comparten los registros, la clave pública de los destinatarios se utiliza para la encriptación (asimétrica).
  • Una clave privada única guardada directamente en su cuenta de Dashlane y encriptada en su configuración de Dashlane. Esta clave solo usted la conoce y nunca se comparte o transmite a otras personas. Esta clave privada se usa exclusivamente para desencriptar datos. Observe que su clave privada es diferente a su Contraseña maestra. Su clave privada está encriptada con su Contraseña maestra y se almacena en la configuración de su cuenta de Dashlane (junto con el resto de sus datos confidenciales guardados). Esta clave privada se sincroniza en sus otros dispositivos de la misma manera en la que lo hacen sus datos encriptados. Nunca enviamos una Contraseña maestra a través de la red.

Ambas claves se generan juntas y están diseñadas para trabajar juntas porque solo funcionan en una dirección. Ninguna se puede usar para reemplazar la otra. Incluso con acceso a su clave pública, una todavía necesitaría acceso a la clave privada para realizar el desencriptado. Los datos compartidos se encriptan con la clave pública del destinatario, pero no pueden desencriptarse con la clave pública.

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