La función Compartir con el grupo permite que los usuarios del plan empresarial compartan de manera sencilla y eficiente Contraseñas y Notas seguras. Incorporar empleados y asegurar que tengan las contraseñas necesarias nunca fue tan fácil.
Contenido
¿Qué es Compartir con el grupo?
Compartir con el grupo es una función exclusiva para los planes Dashlane Team y Dashlane Business que permite que los administradores organicen a sus usuarios en grupos, lo que crea una experiencia de uso compartido más segura y eficiente para su compañía. Con esta función, los administradores pueden crear grupos basados en los departamentos o en las necesidades específicas de su compañía. Posteriormente, los usuarios finales de esos grupos, además de los administradores, pueden compartir artículos con ellos. Al usar Compartir con el grupo, se crea un entorno organizado para la información segura de su compañía y se ahorra tiempo al incorporar y desvincular empleados.
¿Por qué usar Compartir con el grupo?
Usar la función Uso compartido de Dashlane es seguro, mientras que compartir datos confidenciales por correo electrónico o mensajes de textono lo es.
Cada vez que comparte una contraseña o cualquier tipo de información confidencial a través de correo electrónico, la información se guarda en un texto sin formato en estos lugares:
- La carpeta "Enviado" de la bandeja de entrada de su proveedor de correo electrónico.
- La carpeta "Enviado" en otros dispositivos conectados a su bandeja de entrada
- Los servidores del proveedor de correo electrónico
- Los servidores del proveedor de correo electrónico del destinatario (que en realidad pueden incluir varias ubicaciones y centros de datos diferentes)
- Computadoras o dispositivos del destinatario
Compartir información a través de aplicaciones de mensajería instantánea tampoco es seguro, ya que, por lo general, la información no está encriptada y se envía como texto sin formato por la red. Esto significa que la compañía que administra el servicio de mensajería podría leer su información. Por lo general, estas aplicaciones también guardan las conversaciones en el historial.
Sin embargo, al usar Compartir con el grupo, sus datos se encriptan con nuestra tecnología de encriptación de primer nivel antes de enviarlos por Internet. Para obtener más detalles sobre la seguridad y la encriptación, haga clic aquí.
Requisitos previos
Para usar Compartir con el grupo, debe tener una cuenta de Dashlane y ser parte de un plan Dashlane Team o Dashlane Business. Además, es necesario que actualice su aplicación de Dashlane para escritorio a la versión 4.8.1 o posterior. Tenga en cuenta que la función Compartir con el grupo se diseñó estrictamente para trabajar con grupos creados dentro de su plan empresarial y no con otros usuarios de planes empresariales, Premium o Free.
Los administradores primero deben crear un grupo y, luego, agregar los usuarios a esos grupos antes de comenzar a usar la función. Si no encuentra el grupo con el cual desea compartir, compruebe que es miembro de ese grupo.
Administración de grupos
Creación de grupos
Para crear un grupo, los administradores deben ir a la ficha Grupos, que está dentro de la Consola de administración, y hacer clic en el icono verde + Nuevo grupo. A continuación, introduzca un nombre para el grupo y haga clic en ACEPTAR. Si el grupo ya existe, Dashlane lo mostrará aquí. Tenga en cuenta que el nombre del grupo debe ser único.
Cambio de nombre de grupos
Para cambiar el nombre de un grupo, haga clic en el grupo al que desea cambiarle el nombre en la ficha Grupos de la consola; luego, en la página siguiente, haga clic en el nombre del grupo nuevamente para completar el campo de edición. Introduzca el nuevo nombre del grupo y presione la tecla Intro.
Eliminación de grupos
Para eliminar un grupo, haga clic en ese grupo, en la ficha Grupos, dentro de la Consola de administración; luego, en la página siguiente, haga clic en Eliminar grupo, en la esquina superior derecha de la pantalla. Introduzca el nombre del grupo que desea eliminar (distingue entre mayúsculas y minúsculas) y haga clic en Eliminar. Esto se hace como medida de precaución para evitar que se elimine un grupo por accidente.
Los grupos eliminados no pueden recuperarse. Si se elimina un grupo accidentalmente, un administrador tendrá que volver a crear el grupo e invitar a los usuarios al grupo nuevo. Luego, los usuarios podrán volver a compartir sus contraseñas dentro del grupo nuevo.
Nota: Si se elimina un grupo, solo el propietario de la contraseña original conservará la contraseña.
Administración de miembros del grupo
Invitación de miembros al grupo
Para invitar a los miembros de un grupo, busque la ficha Grupos dentro de la Consola de administración y haga clic en el grupo al que desea invitar a los miembros. En la siguiente página, haga clic en el icono verde + Agregar miembros, en la esquina superior derecha de la pantalla. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los miembros a los que le gustaría invitar y haga clic en Agregar. Los miembros recibirán una notificación por correo electrónico para especificar si aceptan o rechazan la invitación al grupo en el Centro para compartir de la aplicación Dashlane. Dado que no se requiere que los Administradores sean miembros de todos los grupos, deberán ingresar sus direcciones de correo electrónico durante el proceso de invitación de miembros cuando también deseen ser agregados a un grupo para compartir con este.
Nota: Los usuarios finales solo recibirán un correo electrónico para unirse a un grupo. Los usuarios no recibirán mensajes adicionales cuando los elementos se compartan con ese grupo. Estos se aceptarán automáticamente en los grupos y en las cuentas de los usuarios una vez que se compartan.
Ver el estado de las invitaciones
Para ver el estado de las invitaciones de cada grupo, ubique la ficha Grupos en la Consola de administración y haga clic en el grupo que desea ver. En la siguiente página, se mostrarán las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del grupo, junto con el estado de la invitación o el rol del usuario dentro del plan a la derecha, una vez que estos acepten la invitación. Cuando la invitación a un grupo no se haya aceptado o se haya rechazado, aparecerá como Pendiente.
Una vez que el miembro acepta, aparecerá como Miembro o Administrador. Tenga en cuenta que estas son las funciones dentro del plan y NO dentro del grupo. Si el miembro del grupo rechaza la invitación, se eliminará del grupo. Se enviará un correo electrónico al administrador del plan cada vez que un miembro del grupo acepte o rechace una invitación.
Si necesita volver a invitar a un miembro, en caso de que no haya recibido la invitación, busque al miembro en la lista, haga clic en el icono de la papelera y en Eliminar usuario. Después, agregue de nuevo al miembro haciendo clic en el icono verde + Agregar miembros, en la esquina superior derecha de la pantalla e introduzca su dirección de correo electrónico.
Si los usuarios tienen problemas para recibir los correos electrónicos de Dashlane, agregue el dominio "dashlane.com" a su lista blanca de correo electrónico.
Revocación de miembros del grupo
Para revocar a miembros de un grupo, busque la ficha Grupos en la Consola de administración y haga clic sobre el grupo que desea ver. En la siguiente página, busque al miembro en la lista y haga clic en el icono de la papelera. Para confirmar, haga clic en Eliminar usuario.
Compartir elementos dentro de los grupos
Una vez que haya establecido sus grupos de usuarios, podrá empezar a compartir elementos dentro de los grupos; esto pueden hacerlo los miembros del grupo y los administradores desde la aplicación Dashlane. Consulte este artículo para obtener más información.