Con la función Compartir con el grupo, los miembros y los administradores del plan business pueden compartir contraseñas y Notas seguras de manera sencilla y eficiente. Los administradores pueden incorporar empleados de manera más sencilla y asegurarse de que tengan todas las contraseñas necesarias.
Contenido
¿Qué es Compartir con el grupo?
La función Compartir con el grupo es exclusiva de los planes Dashlane Team y Dashlane Business. Los administradores pueden organizar a los miembros de su plan en grupos y crear una experiencia de uso compartido más segura y eficiente para sus organizaciones. Los administradores pueden crear grupos según las necesidades específicas de los departamentos o de sus organizaciones. Los miembros y los administradores del plan que son parte de los grupos de uso compartido pueden compartir artículos en los grupos. Compartir con el grupo crea un entorno organizado para la información segura de una organización y ahorra tiempo al incorporar y excluir empleados.
¿Por qué usar Compartir con el grupo?
A diferencia de los correos electrónicos y los mensajes de texto, el Centro para compartir de Dashlane es una forma segura de compartir datos.
Cuando comparte una contraseña o cualquier tipo de información confidencial por correo electrónico, el proveedor de correo electrónico copia los datos en un texto sin formato en estas ubicaciones:
- La carpeta Enviado en la bandeja de entrada de su proveedor de correo electrónico.
- La carpeta Enviado en otros dispositivos conectados a su bandeja de entrada.
- Los servidores del proveedor de correo electrónico
- Los servidores del proveedor de correo electrónico de su destinatario que pueden incluir ubicaciones y centros de datos diferentes.
- Computadoras o dispositivos de su destinatario
Las aplicaciones de mensajería instantánea tampoco son seguras. Sus datos se envían en un texto sin formato a través de la red y, a menudo, el servicio guarda sus conversaciones en el historial de la aplicación.
La función Uso compartido de Dashlane encripta sus datos con el mejor sistema de encriptación disponible antes de que los datos se envíen por internet.
Requisitos previos
Para usar la función Compartir con el grupo, debe tener una cuenta de Dashlane y ser miembro de un plan Dashlane Team o Dashlane Business. Tenga en cuenta que la función Compartir con el grupo se diseñó estrictamente para trabajar con grupos creados en su plan business y no con otros usuarios de planes business, Premium o Free.
En primer lugar, los administradores deben crear uno o más grupos y, luego, agregar a los miembros del plan a esos grupos antes de que los miembros pueden empezar a usar la función. Si no encuentra el grupo con el que desea compartir, compruebe que es miembro de ese grupo.
Administrar grupos
Crear grupos
- Para crear un grupo, los administradores deben ir a la ficha Grupos dentro de la Consola de administración y seleccionar el icono verde oscuro de + Nuevo grupo.
- A continuación, deben introducir un nombre para el grupo y seleccionar ACEPTAR. Si ya existe un grupo con ese nombre, aparecerá el grupo. Tenga en cuenta que los nombres de los grupos deben ser únicos.
Cambiar el nombre de los grupos
- Para cambiar el nombre a un grupo, seleccione el grupo que desea modificar en la ficha Grupos de la consola de administración.
- Luego, en la página siguiente, seleccione otra vez el nombre del grupo para completar el campo de edición.
- Escriba un nuevo nombre de grupo y pulse la tecla Intro.
Eliminar grupos
- Para eliminar un grupo, seleccione ese grupo en la ficha Grupos de la consola de administración.
- Luego, en la página siguiente, seleccione Eliminar grupo.
- Escriba el nombre del grupo que desea eliminar y seleccione Eliminar. Se sigue este paso adicional como precaución para evitar que los grupos se eliminen accidentalmente. Tenga en cuenta que los nombres de grupos distinguen mayúsculas y minúsculas.
Importante: Los administradores no pueden recuperar los grupos eliminados. Si un administrador elimina un grupo accidentalmente, tendrá que crearlo de nuevo y volver a invitar a los miembros del plan. Luego, los miembros pueden volver a compartir contraseñas dentro del nuevo grupo.
Si se elimina un grupo, solo el propietario de la contraseña original se quedará con la contraseña.
Administrar miembros de grupos
Invitar a miembros de grupos
- Para invitar a los miembros del grupo, abra la ficha Grupos en la consola de administración y seleccione el grupo al que desea invitar a los miembros.
- En la página siguiente, seleccione el icono verde oscuro de + Agregar miembros.
- Escriba las direcciones de correo electrónico de los miembros a los que desea invitar y seleccione Agregar. Los miembros reciben una notificación por correo electrónico. Los miembros aceptan o rechazan la invitación al grupo en el Centro para compartir de la aplicación de Dashlane.
Dado que no se requiere que los administradores sean miembros de todos los grupos, deberán introducir sus direcciones de correo electrónico durante el proceso de invitación de miembros para que también se los agregue a un grupo.
Los miembros del plan solo reciben un correo electrónico para unirse a un grupo. No recibirán mensajes adicionales cuando los artículos se compartan con ese grupo. Dichos artículos se aceptarán automáticamente en los grupos y en las cuentas de los miembros una vez que se compartan.
Ver estado de las invitaciones
- Si desea ver el estado de las invitaciones para cada grupo, abra la ficha Grupos en la consola de administración y seleccione el grupo que desea ver.
- En la página siguiente, aparecerán las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del grupo. Una vez que los miembros hayan aceptado la invitación, también puede ver el estado de la invitación o el rol del miembro dentro del plan. Cuando una invitación a un grupo no se ha aceptado ni rechazado, el estado es Pendiente.
Una vez que un miembro del plan acepta, se lo enumera como miembro en el grupo de uso compartido. Tenga en cuenta que el rol que aparece en la lista no se relaciona con el rol dentro del plan, sino con el rol en el grupo. Si el miembro del grupo rechaza la invitación, se lo elimina del grupo. Se enviará un correo electrónico al administrador del plan cada vez que un miembro del grupo acepte o rechace una invitación.
Puede invitar a un miembro nuevamente si este no recibió la invitación. Busque al miembro en la lista, seleccione el icono de la papelera y Eliminar usuario. A continuación, seleccione el icono verde oscuro + Agregar miembros e introduzca su dirección de correo electrónico.
Si los miembros no reciben los correos electrónicos de Dashlane, agregue el dominio "dashlane.com" a su lista de correos electrónicos permitidos.
Revocar a los miembros de grupos
- Para revocar el acceso de miembros a un grupo, abra la ficha Grupos en la consola de administración y seleccione el grupo que desea ver.
- En la siguiente página, busque al miembro en la lista y seleccione el icono de la papelera. Para confirmar, seleccione Eliminar usuario.
Compartir artículos dentro de los grupos
Una vez que sus grupos se hayan configurado, puede empezar a compartir artículos en los grupos. Los miembros del grupo y los administradores puede compartir artículos en Dashlane.