Este artículo es para administradores de planes profesionales.
Los administradores y miembros de los planes Team, Business y Business Plus pueden compartir ilimitadas colecciones de sus ingresos del trabajo y notas seguras con otros grupos e individuos que forman parte de su organización con cuentas de Dashlane. Los administradores del plan Starter solo pueden compartir una colección.
Dashlane ya no vende planes Starter o Team. Si ya tiene un plan Starter o Team, puede mantener y renovar su plan actual o cambiar a un plan diferente.
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Puede crear colecciones y usarlas para organizar y compartir sus ingresos y notas seguras. Las colecciones son como carpetas. Por ejemplo, podría crear una colección "Viajes" y agregar ingresos del trabajo para hoteles, vuelos, alquileres y sitios de viajes. También podría agregar una nota segura para un código de clave de hotel.
Nota: No puede compartir colecciones que incluyan notas seguras con adjuntos.
Cuando abre la colección, ve todos los ingresos y notas seguras relacionados agrupados. Puede crear tantas colecciones como necesite y agregar sus ingresos del trabajo y notas seguras a múltiples colecciones.
Más información sobre la creación y gestión de colecciones
Después de crear colecciones, puede compartirlas con grupos e individuos en su organización.
¿Cuándo comparto una colección o uso grupos de uso compartido?
Además de compartir un artículo individual con una persona, Dashlane también tiene dos funciones distintas de uso compartido:
Uso compartido de colecciones: Con las colecciones, usted tiene un sistema intuitivo de uso compartido de carpetas. Dentro de la organización, los administradores y miembros de los planes Team, Business y Business Plus pueden crear colecciones de sus ingresos del trabajo y notas seguras. Luego, los administradores y miembros pueden compartir esas colecciones tanto con individuos como con grupos. Todos también pueden organizar los artículos compartidos por proyecto, tema o función, ofreciendo un espectro organizativo más amplio más allá de los grupos de uso compartido convencionales.
Grupos de uso compartido: Después de que los administradores o administradores de grupo crean un grupo, los miembros pueden compartir ingresos y notas seguras con otros miembros del grupo directamente en el grupo. El grupo actúa como el contenedor para los artículos a compartir.
Más información sobre grupos de uso compartido
El uso compartido de colecciones y los grupos de uso compartido pueden trabajar juntos. Usted puede organizar de manera eficiente los ingresos del trabajo y las notas seguras relacionadas dentro de una colección y luego compartir esa colección según sea necesario con un grupo o individuos específicos.
Ambas opciones proporcionan la flexibilidad y el control que necesita para abordar las necesidades distintas y en evolución de su equipo.
Compartir una Colección
Puede compartir Colecciones con grupos e individuos que forman parte de su organización y tienen cuentas de Dashlane. Cuando comparte una Colección, elegirá roles y permisos para las personas con las que está compartiendo.
Más información sobre roles y permisos
Compartir una colección en la aplicación web
Las colecciones aparecen en orden alfabético en el menú de la izquierda de la aplicación web. Seleccione el título de una colección para ver los ingresos del trabajo y las notas seguras. Si la colección tiene tanto ingresos como notas seguras, los artículos están organizados en fichas.
Nota: No puede compartir colecciones que incluyan notas seguras con archivos adjuntos.
Las colecciones tienen un icono junto al título basado en qué espacios están disponibles en su caja fuerte. Solo puede compartir las colecciones que están en su espacio de la compañía. Si no tiene un espacio personal, la colección se asigna por defecto a su espacio de la compañía. Después de compartir una colección, no puede mover un ingreso o una nota segura de su espacio de la compañía a su espacio personal. Tiene que eliminar el artículo de la colección compartida primero y luego moverlo.
Más información sobre los espacios
Compartir una colección en la aplicación web
- Apunte a una colección en el menú de la izquierda, seleccione el menú de 3 puntos y seleccione Compartir. O bien, abra la colección y seleccione Compartir en la parte superior de la página. No puede compartir la colección si tiene notas seguras con archivos adjuntos.
- En la ventana emergente, ingrese o seleccione el grupo o la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que forman parte de su organización. No puede compartir los ingresos del trabajo y las notas seguras con alguien fuera de su organización.
- Seleccione la casilla de verificación para Mostrar solo a las personas seleccionadas en la parte inferior de la ventana emergente para revisar sus selecciones.
- Por defecto, a cada grupo o individuo se le asigna el rol de Editor para la colección compartida. Use el menú junto a cada selección para cambiar el rol del grupo o del individuo a Administrador. Puede tener más de un administrador para una colección compartida.
Más información sobre los roles y permisos de Editor y Administrador
- Seleccione Siguiente.
- Seleccione los permisos, que determinan qué pueden hacer las personas con las que comparte la colección con los artículos en la colección:
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Derechos limitados: Las personas con las que comparte la colección pueden usar los artículos pero no editarlos, compartirlos o revocar el acceso.
- Se permite al rol de Administrador volver a compartir la colección, incluso si tienen derechos limitados para algunos artículos. Si el Administrador tiene derechos limitados para un artículo en la colección, no pueden editar o compartir el artículo individual.
- Plenos derechos: Las personas con las que comparte la colección tienen la copropiedad de los artículos. Pueden usar, ver, editar, compartir y revocar el acceso a los artículos, así como a su acceso.
Nota: Puede cambiar los permisos para los artículos individuales. Al ver un artículo, seleccione la ficha de Acceso compartido.
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Derechos limitados: Las personas con las que comparte la colección pueden usar los artículos pero no editarlos, compartirlos o revocar el acceso.
- Seleccione Compartir. Aparece un mensaje de éxito en la parte inferior de la pantalla.
La colección compartida aparece en el menú de la izquierda con el icono compartido, que se muestra como dos personas. Puede agregar otros grupos e individuos a la colección en cualquier momento.
Consejo: Mientras ve una colección, puede compartir un ingreso individual o una nota segura en lugar de toda la colección. Para compartir un artículo individual, seleccione el menú de 3 puntos en la fila del artículo y luego seleccione Compartir.
Compartir una colección en su aplicación Android
En su aplicación Android, no utilizará una extensión. Todo lo que necesita está en la aplicación Dashlane.
Si desea agregar o eliminar Notas Seguras de su Colección compartida, use la aplicación web. Puede ver y compartir Colecciones con Notas Seguras en su aplicación Android.
Solo puede compartir con grupos e individuos de su organización que tengan cuentas de Dashlane.
- Abra el menú superior izquierdo en la aplicación y seleccione Colecciones.
- Sus Colecciones aparecen en orden alfabético en la pantalla de Colecciones. Seleccione una Colección en la lista para ver los inicios de sesión y las Notas Seguras.
- Si tiene el rol de Administrador con Plenos Derechos, seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione Compartir. No puede compartir la Colección si tiene Notas Seguras con adjuntos.
- En la pantalla Compartir Colección, seleccione el grupo o dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que forman parte de su organización. Seleccione el icono de la lupa para buscar una dirección de correo electrónico o grupo. No puede compartir inicios de sesión de trabajo y Notas Seguras con alguien fuera de su organización.
Nota: Los individuos y grupos seleccionados se convierten por defecto en el rol de Administrador y tienen Plenos Derechos en su aplicación Android. Todos los que seleccione pueden administrar el acceso a la Colección y tienen copropiedad de los artículos en la Colección. Si desea hacer cambios, use la aplicación web.
Más información sobre los roles de Editor y Administrador y los permisos - Seleccione Compartir.
- Aparece un mensaje de éxito en la parte inferior de la pantalla. Seleccione la flecha de retroceso en la esquina superior izquierda para volver a la pantalla de Colecciones.
La Colección compartida aparece con el icono compartido, que se muestra como dos personas. Puede agregar otros grupos e individuos a la Colección en cualquier momento.
Compartir una colección en su dispositivo Apple
No utilizará una extensión en su iPhone, iPad y aplicación macOS. Todo lo que necesita está en la aplicación Dashlane.
Solo puede compartir con grupos e individuos que forman parte de su organización con cuentas de Dashlane.
Compartir una colección en su aplicación de iPhone
- Seleccione Herramientas en el menú inferior y seleccione Colecciones.
- Sus Colecciones aparecen en orden alfabético en la pantalla de Colecciones. Seleccione una Colección en la lista para ver los inicios de sesión y las Notas Seguras.
- Si tiene el rol de Administrador con plenos derechos, seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione Compartir. No puede compartir la Colección si tiene Notas Seguras con adjuntos.
- En la pantalla de Nuevo compartir, ingrese o seleccione el grupo o dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que forman parte de su organización. No puede compartir inicios de sesión de trabajo y Notas Seguras con alguien fuera de su organización.
Nota: Los individuos y grupos seleccionados se establecen por defecto en el rol de Administrador y Plenos derechos en su aplicación de iPhone. Todos los que seleccione pueden administrar el acceso a la Colección y tienen copropiedad de los artículos en la Colección. Si desea hacer cambios, use la aplicación web.
Más información sobre los roles y permisos de Editor y Administrador - Seleccione Compartir.
- Aparece un mensaje de éxito. Seleccione Cerrar en la esquina superior derecha.
La Colección compartida aparece con el icono compartido, que se muestra como dos personas. Puede agregar otros grupos e individuos a la Colección en cualquier momento.
Compartir una colección en su aplicación de iPad o macOS
Las Colecciones aparecen en orden alfabético en el menú de la izquierda. Seleccione el nombre de una Colección para ver los inicios de sesión y las Notas Seguras.
- Seleccione una Colección en el menú de la izquierda. La Colección se abre.
- Si tiene el rol de Administrador con plenos derechos, seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione Compartir. No puede compartir la Colección si tiene Notas Seguras con adjuntos.
- En la ventana emergente de Nuevo compartir, ingrese o seleccione el grupo o dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que forman parte de su organización. No puede compartir inicios de sesión de trabajo y Notas Seguras con alguien fuera de su organización.
Nota: Los individuos y grupos seleccionados se establecen por defecto en el rol de Administrador y Plenos derechos en su aplicación de iPad o macOS. Todos los que seleccione pueden administrar el acceso a la Colección y tienen copropiedad de los inicios de sesión y Notas Seguras en la Colección. Si desea hacer cambios, use la aplicación web.
Más información sobre los roles y permisos de Editor y Administrador - Seleccione Compartir. Aparece un mensaje de éxito.
- La Colección compartida aparece en el menú de la izquierda con el icono compartido, que se muestra como dos personas. Puede agregar otros grupos e individuos a la Colección en cualquier momento.
Consejo: Mientras visualiza una Colección, puede compartir solo un ingreso individual o una Nota Segura en lugar de toda la Colección. En la fila del artículo, seleccione el menú de 3 puntos y luego seleccione Compartir.
Roles y permisos para Colecciones compartidas
Cuando comparte una Colección, elige roles para las personas con las que está compartiendo.
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Editor de una Colección compartida |
Administrador de una Colección compartida |
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Cuando comparte una Colección por primera vez, también elige permisos, que determinan lo que las personas con las que está compartiendo pueden hacer con los ingresos y las Notas Seguras en la Colección. Los permisos que elige se aplican a todos los artículos en la Colección. Pero puede cambiar los permisos para un artículo individual.
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Artículos compartidos con derechos limitados |
Artículos compartidos con plenos derechos |
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Notas sobre roles y permisos:
- No puede compartir una Colección si tiene Notas Seguras con adjuntos.
- Se le asigna automáticamente el rol de Administrador y plenos derechos cuando comparte una Colección.
- Puede tener varios Administradores para una Colección.
- Cuando comparte una Colección en las aplicaciones móviles y de Mac, las personas con las que comparte tienen por defecto el rol de Administrador y plenos derechos. Puede hacer cambios en la aplicación web.
- Los permisos que ha elegido al compartir por primera vez la Colección o al actualizar artículos individuales se aplicarán por defecto cada vez que comparta la Colección con nuevos individuos o grupos.
- Si alguien con quien ha compartido agrega un nuevo artículo a la Colección, puede elegir permisos para ese artículo, independientemente de los permisos que haya elegido para la Colección compartida.
- Los administradores de los planes Team, Business y Business Plus no tienen automáticamente el rol de Administrador o plenos derechos en las Colecciones creadas por los miembros del plan. Todavía necesitan que se les otorgue ese rol y permiso por los Administradores de esas Colecciones. Los administradores de Starter pueden compartir una Colección, pero los miembros de Starter no pueden compartir Colecciones.
Aceptar una invitación a una Colección compartida
Para las colecciones compartidas con grupos de uso compartido, nadie necesita aceptar una invitación porque la colección aparece automáticamente para todos los miembros del grupo.
Aceptar una invitación a una Colección compartida en la aplicación web
Para aceptar una invitación a una Colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico que recibe o seleccione Aceptar en sus notificaciones en la aplicación web.
Para ver sus notificaciones, seleccione el icono de notificaciones, mostrado como una campana, junto al menú Mi cuenta en la esquina superior derecha de la página.
Necesita aceptar la invitación antes de poder acceder a una Colección compartida.
Si la Colección compartida no aparece, vaya a Mi cuenta, luego a Opciones, y seleccione Sincronizar Dashlane ahora. También puede cerrar sesión en Dashlane e iniciar sesión de nuevo para ver la actualización.
Aceptar una invitación a una Colección compartida en su aplicación Android
Necesita aceptar la invitación antes de poder acceder a una Colección compartida.
- Para aceptar una invitación a una Colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico que recibe o abra el menú superior izquierdo en la aplicación y seleccione Centro de notificaciones.
- Si tiene varias invitaciones en la pantalla del Centro de notificaciones, seleccione el enlace Ver todo para expandir la lista. Luego, seleccione la invitación a la Colección compartida.
- En la siguiente pantalla, la invitación a la Colección compartida aparece con un icono de carpeta. Seleccione Aceptar.
Si la Colección compartida no aparece, puede cerrar sesión en el Administrador de contraseñas de Dashlane e iniciar sesión de nuevo para ver la actualización.
Acepte una invitación a una colección compartida en su dispositivo Apple
Necesita aceptar la invitación antes de poder acceder a una colección compartida.
Acepte una invitación a una colección compartida en su aplicación de iPhone
Para aceptar una invitación a una colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico que recibe o seleccione Notificaciones en el menú inferior de la aplicación.
- Si tiene varias invitaciones en la pantalla del Centro de notificaciones, seleccione el enlace Ver todo para expandir la lista. Luego, seleccione la invitación a la colección compartida.
- En la siguiente pantalla, la invitación a la colección compartida aparece con un icono de carpeta. Seleccione Aceptar.
Si la colección compartida no aparece, puede cerrar sesión en Dashlane e iniciar sesión de nuevo para ver la actualización.
Acepte una invitación a una colección compartida en su aplicación de iPad o macOS
- Para aceptar una invitación a una colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico o seleccione Notificaciones en el menú de la izquierda.
- Seleccione la notificación. Si tiene muchas notificaciones, seleccione el enlace Ver todo de la sección.
- En la página de Compartir, seleccione Aceptar.
Si la colección compartida no aparece, cierre sesión en Dashlane e inicie sesión de nuevo para ver la actualización.
Ver y actualizar el acceso compartido, roles y permisos para una Colección
Usted puede ver y actualizar el acceso compartido, roles y permisos para una Colección. Puede revocar el acceso, cambiar roles y cambiar permisos para los artículos de la Colección. También puede ver quién aún tiene que aceptar su invitación a una Colección.
Ver y actualizar el acceso compartido y los roles para una colección en la aplicación web
- En el menú de la izquierda de la aplicación web, encuentre la colección compartida que desea ver o actualizar. Las colecciones compartidas aparecen con el icono de compartido, que se muestra como dos personas.
- Apunte a la colección, seleccione el menú de 3 puntos y luego Acceso compartido. O, seleccione la colección y luego seleccione el menú de 3 puntos en la parte superior de la página de la colección. Luego seleccione Acceso compartido.
- En la ventana emergente de Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso, cambiar su rol y revocar el acceso a la colección. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
- Si realiza un cambio, seleccione Actualizar en la ventana emergente.
Ver y actualizar los permisos para los artículos en una colección en la aplicación web
Puede tener diferentes permisos para los artículos individuales en las colecciones compartidas. Cuando cambia el permiso para un artículo, los permisos no se cambian para otros artículos en la colección compartida.
- En el menú de la izquierda de la aplicación web, seleccione la colección compartida que desea ver o actualizar. Las colecciones compartidas aparecen con el icono de compartido, que se muestra como dos personas.
- Seleccione el artículo para el que desea actualizar los permisos. Si la colección contiene tanto ingresos como notas seguras, verá una ficha para cada uno.
- Seleccione la ficha de Acceso compartido.
- Seleccione Editar permisos.
- Elija Plenos derechos o Derechos limitados. También puede elegir Eliminar, lo que elimina el artículo de la colección compartida para que las personas con acceso a la colección ya no puedan acceder a este artículo específico.
- Seleccione Cambiar derechos.
Ver el acceso compartido, los roles y los permisos para una colección en su aplicación Android
En la aplicación Android, puede ver el acceso compartido, los roles y los permisos para una colección. También puede ver quién aún tiene que aceptar su invitación a una colección y revocar el acceso a la colección.
No puede cambiar el rol o los permisos de nadie en la aplicación móvil. Para cambiar un rol o permisos, use la aplicación web.
- Abra el menú superior izquierdo y seleccione Colecciones.
- En la pantalla de Colecciones, seleccione el menú de 3 puntos junto a una colección y seleccione Acceso compartido.
- En la pantalla de Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y revocar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su dispositivo Apple
En su iPhone, iPad o aplicación macOS, puede ver el acceso compartido, los roles y los permisos para una colección. También puede ver quién aún tiene que aceptar su invitación a una colección y revocar el acceso.
No puede cambiar el rol o los permisos de nadie en la aplicación móvil. Para cambiar un rol o permisos, use la aplicación web.
Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su aplicación de iPhone
- Seleccione Herramientas en el menú inferior y seleccione Colecciones.
- En la pantalla de Colecciones, seleccione una colección de la lista. La colección se abre.
- Seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha y seleccione Acceso compartido.
- En la pantalla de Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y revocar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su aplicación de iPad o macOS
- Seleccione una colección en el menú de la izquierda. La colección se abre.
- En el menú superior, seleccione el menú de 3 puntos y seleccione Acceso compartido.
- En la ventana emergente de Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y revocar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
Revocar el acceso compartido a una Colección
Revocar el acceso compartido a una colección en la aplicación web
Si comparte una colección con las personas equivocadas o cambia de opinión, puede revocar el acceso compartido. Dashlane nunca notifica a los miembros cuando revoca su acceso a una colección. Pero los miembros no tendrán acceso a la colección la próxima vez que inicien sesión.
- En el menú de la izquierda de la aplicación web, encuentre la colección que ya no desea compartir. Las colecciones compartidas aparecen con el icono de compartido, que se muestra como dos personas.
- Apunte a la colección, seleccione el menú de 3 puntos y luego Acceso compartido. O, seleccione la colección y luego seleccione el menú de 3 puntos en la parte superior de la página de la colección. Luego seleccione Acceso compartido.
- En la ventana emergente de Acceso compartido, seleccione el menú junto a los grupos o individuos con los que ya no desea compartir la colección.
- Seleccione Revocar y luego seleccione Actualizar en la parte inferior de la ventana emergente. Aparece un mensaje de éxito en la parte inferior de la pantalla.
- Seleccione Revocar invitación si el destinatario no ha aceptado su invitación para compartir.
Puede compartir la colección nuevamente en cualquier momento con cualquier persona que haya eliminado.
Revocar el acceso compartido a una colección en su aplicación Android
Si comparte una colección con las personas equivocadas o cambia de opinión, puede revocar el acceso compartido. Dashlane nunca notifica a los miembros cuando revoca su acceso a una colección. Pero los miembros no tendrán acceso a la colección la próxima vez que inicien sesión.
- Abra el menú superior izquierdo y seleccione Colecciones.
- En la pantalla de Colecciones, seleccione el menú de 3 puntos y seleccione Acceso compartido.
- En la pantalla de Acceso compartido, seleccione Revocar junto a los grupos o individuos con los que ya no desea compartir la colección.
- En la ventana emergente de confirmación, seleccione Revocar acceso. Aparece un mensaje de éxito.
Puede compartir la colección nuevamente en cualquier momento con cualquier persona que haya eliminado.
Revocar el acceso compartido a una colección en su dispositivo Apple
Si comparte una colección con las personas equivocadas o cambia de opinión, puede revocar el acceso compartido o revocar su invitación. Dashlane nunca notifica a los miembros cuando usted revoca su acceso a una colección. Pero los miembros no tendrán acceso a la colección la próxima vez que inicien sesión.
Puede compartir la colección de nuevo en cualquier momento con cualquier persona que haya eliminado.
Revocar el acceso compartido a una colección en su aplicación de iPhone
- Seleccione Herramientas en el menú inferior y seleccione Colecciones.
- En la pantalla de Colecciones, seleccione la colección que ya no desea compartir.
- Seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha y seleccione Acceso compartido.
- En la pantalla de Acceso compartido, seleccione los grupos o individuos con los que ya no desea compartir la colección.
- En el panel que se abre, seleccione Revocar y luego Actualizar.
Revocar el acceso compartido a una colección en su aplicación de iPad o macOS
- En el menú de la izquierda, seleccione la colección que ya no desea compartir.
- En la página de la colección, seleccione el menú de 3 puntos y seleccione Acceso compartido.
- En la ventana emergente de Acceso compartido, seleccione los grupos o individuos con los que ya no desea compartir la colección.
- Seleccione Revocar y luego Actualizar.
Puede compartir la colección de nuevo en cualquier momento con cualquier persona que haya eliminado.