Comment créer et gérer des groupes pour votre compte Dashlane Business

La fonctionnalité de Partage de groupe permet aux utilisateurs Dashlane Business de partager des mots de passe et des notes sécurisées facilement et rapidement. Il n'a jamais été aussi simple de rassembler vos employés et de vous assurer qu'ils ont accès à tous les mots de passe nécessaires.

Qu'est-ce que le Partage de groupe ?

Le Partage de groupe est une fonctionnalité exclusive de Dashlane qui permet aux administrateurs de répartir les utilisateurs d'un compte Dashlane Business en groupes, de manière à créer un environnement sécurisé et propice au partage au sein de votre entreprise. En utilisant cette fonctionnalité, les administrateurs peuvent créer des groupes en fonction des besoins spécifiques de chaque service de votre entreprise. Les utilisateurs (et administrateurs) peuvent ensuite partager des éléments dans ces groupes. C'est une manière d'organiser  la gestion des informations confidentielles de votre entreprise et de gagner du temps lors de l'ajout et de la suppression des employés. 

Pourquoi utiliser le Partage de groupe ?

Utiliser la fonctionnalité de partage de Dashlane se révèle beaucoup plus sûr que le fait de partager des données sensibles dans des messages ou e-mails.

Lorsque vous partagez un mot de passe ou toute autre information confidentielle par e-mail, les données sont sauvegardées sous forme de texte dans :

  • Le dossier Envoyé de votre messagerie
  • Le dossier Envoyé de tous les autres appareils connectés à votre messagerie
  • Les serveurs de votre fournisseur de messagerie
  • Les serveurs du fournisseur de messagerie de votre destinataire (qui peuvent inclure plusieurs emplacements et centres de données)
  • Les ordinateurs ou appareils de votre destinataire

Le fait de partager des informations via une application de messagerie instantanée constitue également un risque, car les informations ne sont généralement pas chiffrées mais envoyées sous forme de texte brut sur le réseau. Autrement dit, vos informations peuvent être lues par l'entreprise qui gère le service de messagerie, tandis que vos conversations sont susceptibles d'être enregistrées dans l'historique de ces applications.

À l'inverse, lorsque vous utilisez la fonctionnalité de partage de Dashlane, vos données sont chiffrées par le meilleur système de chiffrement avant même d'être envoyées sur Internet. Pour plus d'informations concernant la sécurité et le chiffrement, veuillez cliquer ici.

Conditions préalables

Pour utiliser la fonction de Partage de groupe, vous devez avoir un compte Dashlane et être membre d'un compte Dashlane Business. Votre application PC Dashlane doit également être mise à niveau vers la version 4.8.1 ou supérieure. Veuillez noter que la fonction de Partage de groupe a été conçue uniquement pour les groupes créés au sein de votre propre compte Dashlane Business et ne pourra donc pas être utilisée avec d'autres comptes Dashlane gratuits, Business ou Premium. Les administrateurs doivent d'abord créer un groupe pour que les utilisateurs puissent commencer à utiliser cette fonctionnalité.

Gérer les groupes

Créer des groupes

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Pour créer un groupe, les administrateurs doivent repérer l'onglet Gérer les groupes dans la console d'administration et cliquer sur le bouton vert + Nouveau groupe. Ensuite, saisissez un nom de groupe et cliquez sur OK. Si un groupe existe déjà, Dashlane l'affichera dans cet espace. Note : les noms de groupes doivent être uniques.

Renommer des groupes

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Pour renommer un groupe, repérez l'onglet Gérer les groupes dans la console d'administration puis cliquez sur le groupe que vous souhaitez renommer. Sur la page suivante, cliquez à nouveau sur le nom du groupe pour remplir le champ d'édition. Saisissez un nouveau nom de groupe et appuyez sur la touche Entrée.

Supprimer des groupes

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Pour supprimer un groupe, repérez l'onglet Gérer les groupes dans la Console d'administration et cliquez sur le groupe depuis la page principale. Sur la page suivante, cliquez sur Supprimer le groupe dans le coin supérieur droit de l'écran. Saisissez le nom du groupe que vous souhaitez supprimer (sensible à la casse) et cliquez sur Supprimer. Cela vise à éviter la suppression involontaire de groupes.
Les groupes supprimés ne peuvent pas être récupérés. Si un groupe est supprimé par erreur, un administrateur devra créer un nouveau groupe et inviter les utilisateurs à le rejoindre. Les utilisateurs pourront ensuite partager des mots de passe dans le nouveau groupe. Note : si un groupe est supprimé, seul le détenteur d'origine du mot de passe y aura accès.

Gérer les membres d'un groupe

Inviter des membres à rejoindre un groupe

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Pour inviter des membres à rejoindre un groupe, repérez l'onglet Gérer les groupes dans la Console d'administration et cliquez sur le groupe pour lequel vous voulez inviter des utilisateurs. Sur la page suivante, cliquez sur le bouton vert + Ajouter des membres  dans le coin supérieur droit de l'écran. Saisissez la ou les adresse(s) e-mail du ou des membre(s) que vous souhaitez inviter et cliquez sur Ajouter. Les membres invités recevront un e-mail de notification les enjoignant à accepter ou refuser l'invitation à rejoindre le groupe sur l'application Dashlane Centre de partage. Les administrateurs seront automatiquement ajoutés au groupe, et ce sans invitation. Dans une prochaine mise à jour, les administrateurs ne seront plus obligés de faire partie de tous les groupes.
Note : les utilisateurs reçoivent un e-mail uniquement lorsqu'ils sont invités à rejoindre un groupe. Ils ne recevront pas d'autres messages lorsque des éléments seront partagés dans ce groupe.

Afficher le statut des invitations

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Pour afficher le statut des invitations pour chaque groupe, repérez l'onglet Gérer les groupes dans la Console d'administration et cliquez sur le groupe que vous souhaitez afficher. Sur la page suivante, les adresses e-mail de tous les membres du groupe seront affichées, ainsi que leur statut et rôle sur la droite. Lorsqu'une invitation à rejoindre le groupe a été ignorée ou refusée, elle sera suivie de la mention En attente. 
Une fois l'invitation acceptée par le membre, celui-ci sera répertorié sous Membre. Si l'utilisateur refuse l'invitation, il sera supprimé du groupe. Tout refus ou acceptation par un membre sera notifié(e) à l'administrateur du compte Business, qui recevra un e-mail.
Si vous avez besoin de réitérer l'invitation d'un membre, dans le cas où il n'a pas reçu la première invitation, trouvez le membre dans la liste, cliquez sur l'icône en forme de corbeille et cliquez sur Supprimer l'utilisateur. Ensuite, ajoutez de nouveau le membre en cliquant sur le bouton vert + Ajouter des membres dans le coin supérieur droit de l'écran puis saisissez son adresse e-mail.

Si les utilisateurs ne reçoivent pas les e-mails de la part de Dashlane, veuillez ajouter le nom de domaine dashlane.com à votre liste blanche afin de les autoriser.

Révoquer des membres d'un groupe

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Pour supprimer des membres d'un groupe, repérez l'onglet Gérer les groupes dans la console d'administration et cliquez sur le groupe que vous souhaitez afficher. Sur la page suivante, trouvez les membres dans la liste et cliquez sur l'icône en forme decorbeille. Pour confirmer, cliquez sur Supprimer l'utilisateur.

Partager des éléments dans un groupe

Une fois les groupes d'utilisateurs prêts, les administrateurs comme les utilisateurs pourront commencer à partager des éléments dans les groupes depuis l'application Dashlane. Veuillez consulter cet article pour plus d'informations.

Mise à jour :
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