Grâce à la fonctionnalité de partage de groupe, les membres et les administrateurs du forfait professionnel peuvent partager facilement et efficacement des identifiants et des notes sécurisées. Les administrateurs peuvent plus facilement intégrer de nouveaux employés et s'assurer qu'ils disposent des identifiants nécessaires.
Sommaire
- Inviter des membres à rejoindre un groupe
- Afficher le statut des invitations
- Révoquer des membres d'un groupe
Qu'est-ce que la fonctionnalité Partage de groupe ?
Le partage de groupe est une fonctionnalité exclusive des forfaits Dashlane Team et Dashlane Business. Les administrateurs peuvent répartir leurs utilisateurs en groupes et créer un environnement sécurisé et propice au partage au sein de leur entreprise. Ces derniers peuvent créer des groupes en fonction des services ou des besoins spécifiques de leur organisation. Les membres du forfait et les administrateurs qui font partie de groupes de partage peuvent partager des éléments dans les groupes. Le partage de groupe permet d'organiser la gestion des informations sécurisées d'une entreprise et de gagner du temps lors de l'ajout et de la suppression d'employés.
Pourquoi utiliser la fonctionnalité Partage de groupe ?
Contrairement aux e-mails et aux SMS, le Centre de partage Dashlane permet de partager des données en toute sécurité.
Lorsque vous partagez un identifiant ou une information sensible par e-mail, le fournisseur de messagerie conserve une copie des données en texte brut dans :
- Le dossier Envoyé de votre messagerie
- Le dossier Envoyé de tous les autres appareils connectés à votre messagerie
- les serveurs de votre fournisseur de messagerie ;
- Les serveurs du fournisseur de messagerie de votre destinataire (qui peuvent inclure plusieurs emplacements et centres de données) ;
- les ordinateurs ou appareils de votre destinataire.
Les applications de messagerie instantanée ne sont pas non plus sûres. Vos données sont envoyées en texte brut sur le réseau, et vos conversations sont généralement enregistrées dans l'historique de l'application.
À l'inverse, lorsque vous utilisez la fonctionnalité de partage de Dashlane, vos données sont chiffrées par le meilleur système de chiffrement avant même d'être envoyées sur Internet.
Conditions préalables
Pour utiliser la fonctionnalité de partage de groupe, vous devez posséder un compte Dashlane et être membre d'un forfait Team ou Business. Veuillez noter que le partage de groupe a été conçu uniquement pour les groupes créés au sein de votre propre compte professionnel et ne pourra donc pas être utilisé avec d'autres comptes professionnels, Premium ou gratuits.
Les administrateurs doivent d'abord créer un ou plusieurs groupes, puis y ajouter des utilisateurs avant que ces derniers ne puissent commencer à utiliser cette fonctionnalité. Si vous ne trouvez pas le groupe avec lequel vous voulez partager quelque chose, vérifiez d'abord que vous en êtes bien membre.
Gestion des groupes
Créer des groupes
- Pour créer un groupe, les administrateurs doivent accéder à l'onglet Groupes dans la console d'administration puis cliquer sur le bouton vert foncé + Nouveau groupe.
- Ensuite, saisissez un nom de groupe et cliquez sur OK. Si un groupe portant ce nom existe déjà, celui-ci apparaît. Veuillez noter que les noms de groupes doivent être uniques.
Renommer des groupes
- Pour renommer un groupe, sélectionnez celui que vous souhaitez renommer dans l'onglet Groupes de la console d'administration.
- Puis, sur la page suivante, cliquez à nouveau sur le nom du groupe pour remplir le champ d'édition.
- Saisissez un nouveau nom de groupe et appuyez sur la touche Entrée.
Supprimer des groupes
- Pour supprimer un groupe, sélectionnez-le dans l'onglet Groupes de la console d'administration.
- Puis, sur la page suivante, cliquez sur Supprimer le groupe.
- Saisissez le nom du groupe que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer. Cette étape supplémentaire permet d'éviter la suppression involontaire de groupes. Notez que les noms de groupe sont sensibles à la casse.
Remarque importante : les groupes supprimés ne peuvent pas être récupérés. Si un administrateur supprime accidentellement un groupe, il doit le recréer et inviter à nouveau les membres du forfait à le rejoindre. Ces derniers peuvent ensuite recommencer à partager leurs identifiants au sein du nouveau groupe.
Si un groupe est supprimé, seul le détenteur d'origine de l'identifiant y aura accès.
Gérer les membres d'un groupe
Inviter des membres à rejoindre un groupe
- Pour inviter des membres à rejoindre un groupe, ouvrez l'onglet Groupes dans la console d'administration et cliquez sur celui pour lequel vous souhaitez convier des membres.
- Sur la page suivante, cliquez sur le bouton vert foncé + Ajouter des membres.
- Saisissez l'adresse e-mail des membres que vous souhaitez inviter et cliquez sur Ajouter. Ces derniers recevront un e-mail de notification. Les membres acceptent ou refusent l'invitation à rejoindre le groupe dans le Centre de partage de l'application Dashlane.
Les administrateurs n'étant pas nécessairement membres de chaque groupe, ils devront saisir leur adresse e-mail lors de la procédure d'invitation pour être ajoutés au groupe.
Les membres du forfait reçoivent un e-mail uniquement lorsqu'ils sont invités à rejoindre un groupe. Ils ne recevront pas d'autres messages lorsque des éléments seront partagés dans ce groupe. Ces derniers seront acceptés de manière automatique dans les groupes et les comptes des utilisateurs une fois partagés.
Afficher le statut des invitations
- Pour consulter le statut des invitations de chaque groupe, ouvrez l'onglet Groupes dans la console d'administration et sélectionnez le groupe que vous souhaitez afficher.
- La page suivante répertorie l'adresse e-mail de chaque membre du groupe. Une fois l'invitation acceptée, vous pourrez également voir le statut de l'invitation ou le rôle du membre votre forfait. Lorsqu'une invitation à rejoindre un groupe n'a pas été acceptée ou refusée, son statut est En attente.
Lorsqu'une invitation est acceptée par un membre, celui-ci est répertorié en tant que membre ou administrateur. Notez que le rôle indiqué n'est pas lié au rôle du membre au sein du forfait, mais à son rôle dans le groupe lui-même. Si l'utilisateur refuse l'invitation, il sera supprimé du groupe. Tout refus ou acceptation par un membre est notifié(e) à l'administrateur du compte, par e-mail.
Vous pouvez inviter à nouveau un membre s'il n'a pas reçu l'invitation. Trouvez le membre dans la liste, sélectionnez l'icône en forme de corbeille, puis sélectionnez Supprimer l'utilisateur. Ensuite, sélectionnez l'icône vert foncé + Ajouter des membres et saisissez son adresse e-mail.
Si les membres ne reçoivent pas les e-mails provenant de Dashlane, ajoutez le domaine « dashlane.com » à votre liste blanche afin de les autoriser.
Révoquer des membres d'un groupe
- Pour révoquer les membres d'un groupe, ouvrez l'onglet Groupes dans la console d'administration et sélectionnez le groupe en question.
- Sur la page suivante, trouvez le membre dans la liste et sélectionnez l'icône en forme de corbeille. Pour confirmer, sélectionnez Supprimer l'utilisateur.
Partager des éléments dans un groupe
Une fois que vos groupes sont prêts, vous pouvez partager des éléments au sein de ces groupes. Pour pouvoir partager des éléments dans Dashlane, il faut être membre d'un groupe ou administrateur.