La fonctionnalité de Partage de groupe permet aux utilisateurs professionnels de partager des mots de passe et des notes sécurisées facilement et rapidement. Il n'a jamais été aussi simple de rassembler vos employés et de vous assurer qu'ils ont accès à tous les mots de passe nécessaires.
Sommaire
- Inviter des membres à rejoindre un groupe
- Afficher le statut des invitations
- Révoquer des membres d'un groupe
Qu'est-ce que la fonctionnalité Partage de groupe ?
Le Partage de groupe est une fonctionnalité exclusive aux forfaits Dashlane Team et Dashlane Business qui permet aux administrateurs de répartir leurs utilisateurs en groupes, de manière à créer un environnement sécurisé et propice au partage au sein de votre entreprise. En utilisant cette fonctionnalité, les administrateurs peuvent créer des groupes en fonction des besoins spécifiques de chaque service de votre entreprise. Les utilisateurs (et administrateurs) qui font partie de ces groupes peuvent ensuite partager des éléments avec eux. Le Partage de groupe permet d'organiser la gestion des informations sécurisées de votre entreprise et de gagner du temps lors de l'ajout et de la suppression des employés.
Pourquoi utiliser la fonctionnalité Partage de groupe ?
L'utilisation de la fonctionnalité de partage de Dashlane est sécurisée, tandis que le partage de données sensibles dans des e-mails ou des SMS ne l'est pas.
Lorsque vous partagez un mot de passe ou toute autre donnée sensible par e-mail, les informations sont sauvegardées sous forme de texte brut dans :
- le dossier Envoyé de votre messagerie
- le dossier Envoyé de tous les autres appareils connectés à votre messagerie ;
- les serveurs de votre fournisseur de messagerie ;
- les serveurs du fournisseur de messagerie de votre destinataire (qui peuvent inclure plusieurs emplacements et centres de données) ;
- les ordinateurs ou appareils de votre destinataire.
Le fait de partager des informations via une application de messagerie instantanée constitue également un risque, car les informations ne sont généralement pas chiffrées, mais envoyées sous forme de texte brut sur le réseau. Autrement dit, vos informations pourraient être lues par l'entreprise qui gère le service de messagerie, tandis que vos conversations sont susceptibles d'être enregistrées dans l'historique de ces applications.
À l'inverse, lorsque vous utilisez le Partage de groupe, vos données sont chiffrées par notre technologie de pointe avant même d'être envoyées sur le Web. Pour plus d'informations concernant la sécurité et le chiffrement, veuillez cliquer ici.
Conditions préalables
Pour utiliser la fonctionnalité Partage de groupe, vous devez posséder un compte Dashlane et être membre d'un forfait Dashlane Team ou Dashlane Business. Votre application de bureau Dashlane doit également être mise à niveau vers la version 4.8.1 ou supérieure. Veuillez noter que la fonctionnalité Partage de groupe a été conçue uniquement pour les groupes créés au sein de votre propre compte professionnel et ne pourra donc pas être utilisée avec d'autres comptes professionnels ou Premium, ou par les utilisateurs de la version gratuite.
Les administrateurs doivent d'abord créer un groupe, puis y ajouter des utilisateurs avant que ces derniers ne puissent commencer à utiliser la fonctionnalité. Si vous ne trouvez pas le groupe avec lequel vous voulez partager, vérifiez d'abord que vous êtes bien membre de ce groupe.
Gérer les groupes
Créer des groupes
Pour créer un groupe, les administrateurs doivent accéder à l'onglet Groupes dans la console d'administration et cliquer sur le bouton vert foncé + Nouveau groupe. Ensuite, saisissez un nom de groupe et cliquez sur OK. Si un groupe existe déjà, Dashlane l'affichera dans cet espace. Veuillez noter que les noms de groupes doivent être uniques.
Renommer des groupes
Pour renommer un groupe, cliquez sur le groupe que vous souhaitez renommer dans l'onglet Groupes de la console. Sur la page suivante, cliquez à nouveau sur le nom du groupe pour remplir le champ de saisie. Saisissez un nouveau nom de groupe et appuyez sur la touche Entrée.
Supprimer des groupes
Pour supprimer un groupe, cliquez dessus dans l'onglet Groupes de la console d'administration. Sur la page suivante, cliquez sur Supprimer le groupe dans le coin supérieur droit de l'écran. Saisissez le nom du groupe que vous souhaitez supprimer (sensible à la casse) et cliquez sur Supprimer. Cela permet d'éviter la suppression involontaire de groupes.
Les groupes supprimés ne peuvent pas être récupérés. Si un groupe est supprimé par erreur, un administrateur devra créer un nouveau groupe et inviter les utilisateurs à le rejoindre. Les utilisateurs pourront ensuite partager des mots de passe dans le nouveau groupe.
Note : si un groupe est supprimé, seul le détenteur du mot de passe d'origine y aura accès.
Gérer les membres d'un groupe
Inviter des membres à rejoindre un groupe
Pour inviter des membres à rejoindre un groupe, repérez l'onglet Groupes dans la console d'administration et cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez inviter des membres. Sur la page suivante, cliquez sur le bouton vert foncé + Ajouter des membres dans le coin supérieur droit de l'écran. Saisissez la ou les adresse(s) e-mail du ou des membre(s) que vous souhaitez inviter et cliquez sur Ajouter. Les membres invités recevront un e-mail de notification leur demandant d'accepter ou de refuser l'invitation à rejoindre le groupe dans le Centre de partage de l'application Dashlane. Étant donné qu'il n'est pas obligatoire pour les administrateurs d'être membres de tous les groupes, ils devront saisir leur adresse e-mail lors du processus d'invitation des membres afin d'être ajoutés à un groupe et de pouvoir partager avec lui.
Note : les utilisateurs reçoivent un email uniquement lorsqu'ils sont invités à rejoindre un groupe. Ils ne reçoivent pas d'autres messages lorsque des éléments sont partagés dans ce groupe. Ces derniers seront acceptés de manière automatique dans les groupes et les comptes des utilisateurs une fois partagés.
Afficher le statut des invitations
Pour consulter les statuts des invitations de chaque groupe, repérez l'onglet Groupes dans la console d'administration et cliquez sur le groupe que vous souhaitez afficher. Sur la page suivante, les adresses email de tous les membres du groupe s'affichent. Le statut de leur invitation, ou leur fonction au sein du compte s'ils l'ont acceptée, apparaîtront sur la droite. Lorsqu'une invitation à rejoindre un groupe n'a pas été acceptée ou refusée, elle est suivie de la mention En attente.
Une fois l'invitation acceptée par le membre, celui-ci est répertorié en tant que Membre ou Administrateur. Veuillez noter qu'il s'agit de fonctions au sein du compte et NON au sein du groupe. Si l'utilisateur refuse l'invitation, il sera supprimé du groupe. Tout refus ou acceptation par un membre est notifié(e) à l'administrateur du compte, par email.
S'il vous faut renvoyer une invitation à un membre, dans le cas où il n'aurait pas reçu la première invitation, trouvez le membre dans la liste, cliquez sur l'icône en forme de corbeille puis sur Supprimer l'utilisateur. Ensuite, ajoutez à nouveau l'utilisateur en cliquant sur l'icône vert foncé + Ajouter des membres dans le coin supérieur droit de l'écran, puis saisissez son adresse e-mail.
Si les utilisateurs ne reçoivent pas les emails de Dashlane, veuillez ajouter le nom de domaine « dashlane.com » à votre liste blanche afin de les autoriser.
Révoquer des membres d'un groupe
Pour supprimer des membres d'un groupe, repérez l'onglet Groupes dans la console d'administration et cliquez sur le groupe que vous souhaitez afficher. Sur la page suivante, trouvez les membres dans la liste et cliquez sur l'icône en forme de corbeille. Pour confirmer, cliquez sur Supprimer l'utilisateur.
Partager des éléments dans un groupe
Une fois les groupes d'utilisateurs prêts, les administrateurs comme les utilisateurs pourront commencer à partager des éléments dans les groupes depuis l'application Dashlane. Veuillez consulter cet article pour plus d'informations.