Compartir colecciones con miembros de planes profesionales

Este artículo es para administradores de planes profesionales.

Los administradores y miembros de los planes Team, Administración de contraseñas de Omnix y Omnix Enterprise pueden compartir colecciones ilimitadas de sus ingresos del trabajo y notas seguras con otros grupos e individuos que formen parte de su organización con cuentas de Dashlane. Los administradores del plan Starter pueden compartir solo una colección.

Dashlane ya no vende los planes Starter, equipo ni Standard. Si ya tiene uno de estos planes, puede conservarlo y renovarlo o cambiar a uno existente.

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Puede crear colecciones para organizar y compartir sus ingresos y notas seguras. Las colecciones son como carpetas. Por ejemplo, podría crear una colección "Travel" y agregar ingresos del trabajo para hoteles, vuelos, alquileres y sitios de viaje. También puede agregar una nota segura para un código de llave de hotel.

Nota: No puede compartir Colecciones que incluyan notas seguras con archivos adjuntos.

Cuando abre una Colección, ve todos los ingresos y notas seguras relacionados agrupados. Puede crear tantas Colecciones como necesite y agregar sus ingresos del trabajo y notas seguras a varias Colecciones.

Más información sobre cómo crear y administrar Colecciones

Después de crear Colecciones, puede compartirlas con personas y grupos de su organización. Si tiene un plan personal de Dashlane, no puede compartir Colecciones con otros en este momento.

¿Cuándo comparto una Colección o utilizo grupos de uso compartido?

Además de compartir un artículo individual con una persona, Dashlane también tiene dos funciones de uso compartido distintas para planes profesionales:

Uso compartido de colecciones: Las colecciones ofrecen un sistema intuitivo de carpetas compartidas. Dentro de la organización, los administradores y miembros de los planes Team, Administración de contraseñas de Omnix y Omnix Enterprise pueden crear colecciones de sus ingresos del trabajo y notas seguras. Luego, los administradores y miembros pueden compartir esas colecciones tanto con individuos como con grupos. Además, todos pueden organizar los artículos compartidos por proyecto, tema o función, lo que ofrece más formas de organizar más allá de los grupos de uso compartido convencionales.

Grupos de uso compartido: Después de que los administradores o los administradores de grupo crean un grupo, los miembros pueden compartir ingresos y notas seguras con otros miembros del grupo directamente en el grupo. El grupo actúa como el contenedor para los artículos que se van a compartir.

Más información sobre grupos de uso compartido

El uso compartido de Colecciones y los grupos de uso compartido pueden funcionar juntos. Puede organizar de manera eficiente los ingresos del trabajo y las notas seguras relacionadas dentro de una Colección y luego compartir esa Colección según sea necesario con individuos específicos o un grupo.

Ambas opciones brindan flexibilidad y control para atender las necesidades distintas y en evolución de su equipo.

Puede compartir colecciones con personas y grupos de su organización que tengan cuentas de Dashlane. Cuando comparte una colección, elegirá los roles y el nivel de permisos para las personas con las que la comparte.

Más información sobre los roles

Seleccione la aplicación en la que desea compartir una Colección.

Web
Android
Apple

Las colecciones aparecen en orden alfabético en el menú izquierdo de la aplicación web. Seleccione el título de una colección para ver los ingresos del trabajo y las notas seguras. Si la colección tiene tanto ingresos como notas seguras, los artículos están organizados en fichas.

Nota: No puede compartir colecciones que incluyan notas seguras con archivos adjuntos.

Las colecciones tienen un icono junto a sus títulos, que indica los Espacios disponibles en su caja fuerte. Solo puede compartir colecciones que estén en su espacio de la compañía. Si no tiene un Espacio personal, la colección se asigna por defecto a su espacio de la compañía.

Después de compartir una colección, no puede mover un ingreso o nota segura de su Espacio de la compañía a su Espacio personal. Tiene que eliminar el elemento de la colección compartida antes de moverlo.

Más información sobre los Espacios

Pase el cursor sobre una colección en el menú izquierdo, seleccione el menú de 3 puntos y seleccione Compartir. O bien, abra la colección y seleccione Compartir en la parte superior de la página.

No puede compartir la colección si se incluyen notas seguras con archivos adjuntos.
En la ventana emergente, ingrese o seleccione el grupo o la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que forman parte de su organización.
Seleccione la casilla Mostrar solo a las personas seleccionadas en la parte inferior de la ventana emergente para revisar sus selecciones.
Puede asignar a cada persona o grupo un rol para la colección compartida. De forma predeterminada, a cada persona o grupo se le asigna el rol de Editor. Cuando comparte una colección, usted recibe automáticamente el rol de Administrador y el nivel de permiso de Acceso total. Use el menú junto a cada selección para cambiar el rol de una persona o grupo.
- Los editores pueden agregar y eliminar artículos de la colección, pero no pueden gestionar el uso compartido de la colección.
- Los administradores tienen las capacidades de los editores y pueden agregar o eliminar a otras personas o grupos de la colección compartida. Puede tener más de un administrador para una colección compartida.
Más información sobre los roles y permisos de Editor y Administrador
Seleccione Siguiente.
Seleccione el nivel de permiso que determina lo que las personas con las que comparte la colección pueden hacer con los artículos de la colección, independientemente de su rol. El mismo nivel de permisos se asigna a todos los artículos de la colección.

Cuando elija un nivel de permiso que incluya “editar,” los destinatarios podrán cambiar la contraseña del ingreso y cualquier otra información en el ingreso, la nota segura o el secreto. Los secretos solo están disponibles para organizaciones con Gestión de contraseñas o Protección de credenciales.

Dependiendo del tipo de artículo que comparta, verá estos niveles de permiso:
- Acceso total: El destinatario tiene control total sobre el artículo, incluida la capacidad de llenar automáticamente, revelar la contraseña, copiar, editar y compartirlo con otros. Los destinatarios con este nivel de acceso también pueden administrar el uso compartido para otras personas e incluso revocar su acceso.
- Puede editar: El destinatario puede llenar automáticamente, revelar la contraseña, copiar y editar el artículo. Sin embargo, no puede compartir el artículo con otras personas.
- Puede ver: El destinatario puede ver y copiar los campos del artículo, pero no puede editar ni compartir el artículo. Los secretos y las notas seguras siempre son visibles.
- Puede llenar automáticamente: Este nivel de permiso está diseñado solo para ingresos. El destinatario puede llenar automáticamente el ingreso compartido, pero no puede ver la contraseña en texto plano, lo que le impide compartir la contraseña con otros. Para otros tipos de artículos, como las notas seguras y los secretos, los permisos se establecerán en Puede ver porque su contenido siempre es visible.
El nivel de permiso que elija al compartir por primera vez la colección o al actualizar artículos individuales se aplicará por defecto cada vez que comparta la colección con nuevas personas o grupos.
Seleccione Compartir. Aparecerá un mensaje de éxito en la parte inferior de la pantalla.

Nota: Puede cambiar los permisos para artículos individuales. Al ver un artículo desde su caja fuerte, seleccione la ficha Acceso compartido. Además, si alguien con quien ha compartido agrega un nuevo artículo a la colección, puede elegir el nivel de permiso para ese artículo, independientemente del nivel de permiso que usted haya elegido para la colección compartida.

Importante: Si alguien tiene acceso a un artículo de otra manera, se aplica el permiso más alto.

Ejemplo:

Rob comparte un elemento con Anne, otorgándole Acceso total. Anne puede llenar automáticamente, revelar, copiar, editar y compartir la contraseña.
Luego Rob agrega el mismo artículo a una colección y comparte la colección con Anne y otros con el permiso de Puede llenar automáticamente.

Resultado: Anne conserva el Acceso total al elemento en la colección compartida porque es el permiso más alto. Ella puede llenar automáticamente, revelar, copiar, editar y compartir el elemento.

La colección compartida aparece en el menú izquierdo con el icono de compartido, mostrado como dos personas. Puede agregar otras personas y grupos a la colección en cualquier momento.

Consejo: Al ver una colección, puede compartir un ingreso o nota segura individual, en lugar de la colección completa, si tiene permiso de Acceso total para el artículo. Para compartir un artículo individual, seleccione el menú de 3 puntos en la fila del artículo y luego seleccione Compartir. Si no tiene Acceso total para el artículo, Compartir no aparece en el menú.

No necesita usar una extensión con su Aplicación Android de Dashlane. Todo lo que necesita está en la aplicación.

Para agregar o eliminar notas seguras de su colección compartida, use la aplicación web. Puede ver y compartir colecciones con notas seguras en su Aplicación Android.

Solo puede compartir con personas y grupos de su organización que tengan cuentas de Dashlane. Cuando comparte una Colección, se le asigna automáticamente el rol de Manager y el nivel de permiso de Full access.

Las colecciones tienen un icono junto a sus títulos, que indica los Espacios disponibles en su caja fuerte. Solo puede compartir colecciones que estén en su Espacio de la compañía. Si no tiene un Espacio personal, la colección se asigna por defecto a su Espacio de la compañía. Después de compartir una colección, no puede mover un ingreso o nota segura de su Espacio de la compañía a su Espacio personal. Tiene que eliminar el elemento de la colección compartida antes de moverlo.

Más información sobre Spaces

Abra el menú superior izquierdo en la aplicación y seleccione Collections.
Sus Colecciones aparecen en orden alfabético en la pantalla de Collections. Seleccione una Colección en la lista para ver los ingresos y las notas seguras.
Si tiene el rol de Manager con el permiso de Acceso total, seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, seleccione Share.

No puede compartir la Colección si contiene notas seguras con archivos adjuntos.
En la pantalla Share Collection, seleccione el grupo o la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que comparte que forman parte de su organización. Seleccione el icono de la lupa para buscar una dirección de correo electrónico o un grupo.

Nota: Las personas y grupos seleccionados se asignan por defecto al rol de Manager y al permiso de Full access en su Aplicación Android. Todas las personas que seleccione pueden gestionar el acceso a la Colección y comparten la propiedad de los artículos de la Colección. Si desea realizar cambios, use la aplicación web.

Más información sobre los roles de Editor y Manager y los permisos
Seleccione Share.
Aparece un mensaje de éxito en la parte inferior de la pantalla. Seleccione la flecha de retroceso en la esquina superior izquierda de la pantalla para volver a la pantalla de Collections.

La Colección compartida aparece con el icono de compartido, mostrado como dos personas. Puede agregar otras personas y grupos a la Colección en cualquier momento.

No necesita usar una extensión con su aplicación Dashlane para iPhone, iPad y macOS. Todo lo que necesita está en la aplicación.

Solo puede compartir con personas y grupos que formen parte de su organización y que tengan cuentas de Dashlane. Cuando comparte una Colección, se le asigna automáticamente el rol de Manager y el nivel de permiso de Full access.

Seleccione Herramientas en el menú inferior y seleccione Colecciones.
Sus Colecciones aparecen en orden alfabético en la pantalla de Colecciones. Seleccione una Colección en la lista para ver los ingresos y las notas seguras.
Si tiene el rol de Manager con el permiso de Acceso total, seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha de la pantalla y luego seleccione Share.

No puede compartir la Colección si contiene notas seguras con archivos adjuntos.
En la pantalla Seleccionar con quién compartir, ingrese o seleccione el grupo o la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que formen parte de su organización.

Nota: Las personas y grupos seleccionados se asignan por defecto al rol de Administrador y al permiso de Acceso total en su aplicación para iPhone. Todos los que seleccione pueden administrar el acceso a la Colección y comparten la propiedad conjunta de los artículos en la Colección.

Más información sobre los roles y permisos de Editor y Administrador
Seleccione Next en la esquina superior derecha de la pantalla.
Aparece un mensaje de éxito. Seleccione la X en la esquina superior derecha de la pantalla para volver a la pantalla de la colección.

La Colección compartida aparece con el icono de compartido, mostrado como dos personas. Puede agregar otras personas y grupos a la Colección en cualquier momento.

Consejo: Cuando vea una Colección, puede compartir solo un ingreso o nota segura individual, en lugar de la colección completa, si tiene el permiso de Acceso total para el artículo. En la fila del artículo, seleccione el menú de 3 puntos y luego seleccione Compartir.

Las Colecciones aparecen en orden alfabético en el menú de la izquierda. Seleccione el nombre de una Colección para ver los ingresos y las notas seguras.

Solo puede compartir con personas y grupos que formen parte de su organización con cuentas de Dashlane. Cuando comparte una Colección, se le asigna automáticamente el rol de Administrador y el nivel de permiso de Acceso total.

Seleccione una Colección en el menú de la izquierda. La Colección se abre.
Si tiene el rol de Manager con el permiso de Acceso total, seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha de la aplicación y luego seleccione Share.

No puede compartir la Colección si contiene notas seguras con archivos adjuntos.
En la ventana emergente Seleccionar con quién compartir, ingrese o seleccione el grupo o la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que está compartiendo que formen parte de su organización.

Nota: Las personas y grupos seleccionados se asignan por defecto al rol de Administrador y al permiso de Acceso total en su aplicación para iPad o macOS. Todos los que seleccione pueden administrar el acceso a la Colección y comparten la propiedad conjunta de los ingresos y las notas seguras en la Colección.

Más información sobre los roles y permisos de Editor y Administrador
Seleccione Next en la esquina superior derecha de la ventana emergente.
Aparece un mensaje de éxito. Seleccione la X en la esquina superior derecha de la ventana emergente para volver a la pantalla de la colección.

La Colección compartida aparece en el menú de la izquierda con el icono de compartido, mostrado como dos personas. Puede agregar otras personas y grupos a la Colección en cualquier momento.

Roles para colecciones compartidas

Cuando comparte una Colección, elige roles para las personas con las que comparte.

Editor de una Colección compartida

Administrador de una Colección compartida

Puede agregar, editar y eliminar artículos en la Colección
No puede compartir ni revocar el acceso a la Colección
No puede editar ni compartir un artículo individual si no tiene el nivel de permiso necesario

Puede agregar, editar y eliminar artículos en la Colección
Puede compartir o revocar el acceso a la Colección
Puede asignar el rol de Editor o Administrador a cualquier persona o grupo
Se le permite volver a compartir la Colección, incluso si no tiene el permiso de Acceso total para algunos artículos
No puede editar ni compartir un artículo individual si no tiene el permiso de Acceso total para el artículo

Nota: Los administradores de los planes profesional no tienen automáticamente el rol de Manager ni el permiso de Acceso total en las colecciones creadas por los miembros del plan. Los administradores deben recibir ese rol y nivel de permiso por parte de los Managers de esas colecciones. Los administradores de Starter pueden compartir una colección, pero los miembros de Starter no pueden compartir colecciones.

Notas sobre roles y permisos:

No puede compartir una colección si contiene notas seguras con archivos adjuntos.
Se le asigna automáticamente el rol de Administrador y el permiso de Acceso total cuando comparte una colección.
Puede haber múltiples Administradores para una colección.
Cuando comparte una colección en las aplicaciones móviles y macOS, las personas con las que la comparte tienen por defecto el rol de Administrador y el permiso de Acceso total.
Los niveles de permisos que seleccionó al compartir inicialmente la colección o al actualizar artículos individuales se aplicarán por defecto cada vez que comparta la colección con nuevas personas o grupos.
Si alguien con quien ha compartido agrega un nuevo artículo a la colección, puede elegir el nivel de permiso para ese artículo, independientemente de los permisos que haya elegido para la colección compartida.

Aceptar una invitación a una colección compartida

Para las colecciones compartidas con grupos de uso compartido, nadie necesita aceptar una invitación porque la colección aparece automáticamente para todos los miembros del grupo.

Seleccione la aplicación donde desea aceptar una invitación a una colección.

Web
Android
Apple

Aceptar una invitación a una colección compartida en la aplicación web

Para aceptar una invitación a una colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico que reciba o seleccione Aceptar en sus notificaciones en la aplicación web.

Para ver sus notificaciones, seleccione Notificaciones en el menú lateral, que tendrá un icono rojo.

Debe aceptar la invitación antes de poder acceder a una colección compartida.

Si la colección compartida no aparece, vaya al menú de la Caja fuerte, luego a Opciones, y seleccione Sincronizar Dashlane ahora. También puede cerrar sesión en Dashlane y volver a iniciar sesión para ver la actualización.

Aceptar una invitación a una colección compartida en su aplicación Android

Debe aceptar la invitación antes de poder acceder a una colección compartida.

Para aceptar una invitación a una colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico que recibe. O, en el menú lateral de la Aplicación Android de Dashlane, seleccione Para usted.
En la parte superior de la pantalla Para usted, verá ya sea una invitación o un enlace para ver una lista de invitaciones de uso compartido pendientes.
Seleccione una invitación y acepte para agregar el ingreso a su caja fuerte de Dashlane.

Si la colección compartida no aparece, puede cerrar sesión de Dashlane y volver a ingresar para ver la actualización.

Aceptar una invitación a una colección compartida en su dispositivo Apple

Necesita aceptar la invitación antes de poder acceder a una colección compartida.

Aceptar una invitación a una colección compartida en su app para iPhone

Para aceptar una invitación a una colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico que reciba. O, seleccione Para usted en el menú inferior de la aplicación Dashlane para iPhone.
En la parte superior de la pantalla Para usted, verá ya sea una invitación o un enlace para ver una lista de invitaciones de uso compartido pendientes.
En la pantalla siguiente, la invitación a la colección compartida aparece con un ícono de carpeta. Seleccione Aceptar.

Si la colección compartida no aparece, puede cerrar sesión de Dashlane y volver a ingresar para ver la actualización.

Aceptar una invitación a una colección compartida en su app para iPad o macOS

Para aceptar una invitación a una colección compartida, seleccione el enlace en el correo electrónico o seleccione la ficha Para usted en el menú izquierdo.
Seleccione la notificación. Si tiene varias notificaciones, seleccione el enlace Ver todas.
En la página Compartir, seleccione Aceptar.

Si la colección compartida no aparece, cierre sesión en Dashlane y vuelva a ingresar para ver la actualización.

Ver y actualizar el acceso compartido, los roles y los permisos de una colección

Puede ver y actualizar el acceso compartido, los roles y los permisos de una colección. Puede revocar el acceso, cambiar roles y cambiar permisos para los artículos de la colección. También puede ver quiénes aún necesitan aceptar su invitación a una colección.

Seleccione la aplicación que está usando.

Web
Android
Apple

Ver y actualizar el acceso compartido y los roles de una colección en la aplicación web

En el menú lateral de la aplicación web, busque la colección compartida que desea ver o actualizar. Las colecciones compartidas aparecen con el ícono de compartido, que se muestra como dos personas.
Coloque el cursor sobre la colección, seleccione el menú de 3 puntos y, a continuación, Acceso compartido. O bien, seleccione la colección y, a continuación, seleccione el menú de 3 puntos en la parte superior de la página de la colección. Luego seleccione Acceso compartido.
En la ventana emergente de Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso, cambiar su rol y revocar el acceso a la colección. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
Si realiza un cambio, seleccione Actualizar en la ventana emergente.

Ver y actualizar permisos de los artículos en una colección en la aplicación web

Puede tener permisos diferentes para artículos individuales en colecciones compartidas. Cuando cambia el permiso de un artículo, los permisos no se cambian para otros artículos en la colección compartida.

En el menú lateral de la aplicación web, seleccione la colección compartida que desea ver o actualizar. Las colecciones compartidas aparecen con el icono de compartido, mostrado como dos personas.
Seleccione el artículo cuyos permisos desea actualizar. Si la colección contiene tanto ingresos como notas seguras, verá una ficha para cada uno.
Seleccione la pestaña Acceso compartido.
Seleccione el menú de 3 puntos del artículo y seleccione Actualizar permisos.
En la ventana emergente Editar permisos para este artículo, elija el nuevo permiso.
Seleccione Cambiar derechos.

Más sobre los niveles de permiso para artículos compartidos

Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su Aplicación Android

En la Aplicación Android de Dashlane, puede ver el acceso compartido, los roles y los permisos de una colección. También puede ver quién todavía necesita aceptar su invitación a una colección y revocar el acceso a la colección.

No puede cambiar los permisos de nadie en la aplicación móvil. Para cambiar los permisos, utilice la aplicación web.

En el menú lateral de la aplicación móvil de Dashlane, seleccione Colecciones.
En la pantalla Colecciones, seleccione el menú de 3 puntos junto a una colección y seleccione Acceso compartido.
En la pantalla Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y revocar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.

Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su dispositivo Apple

En su iPhone, iPad o aplicación para macOS, puede ver el acceso compartido, los roles y los permisos de una colección. También puede ver quién todavía necesita aceptar su invitación a una colección y Eliminar el acceso.

No puede cambiar los permisos de nadie en la aplicación móvil. Para cambiar permisos, use la aplicación web.

Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su aplicación para iPhone

Seleccione Herramientas en el menú inferior y seleccione Colecciones.
En la pantalla Colecciones, seleccione una colección en la lista. La colección se abre.
Seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Shared access.
En la pantalla Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y Eliminar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.

Ver quién tiene acceso compartido a una colección en su aplicación para iPad o macOS

Seleccione una colección en el menú izquierdo. La colección se abre.
En la esquina superior derecha de la aplicación, seleccione el menú de 3 puntos y seleccione Shared access.
En la ventana emergente Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y Eliminar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
Abra el menú junto a un individuo o grupo con el que haya compartido para ver la ventana emergente de Permisos.

Revocar el acceso compartido a una colección

Seleccione la aplicación donde desea revocar el acceso compartido a una colección.

Web
Android
Apple

Revocar el acceso compartido a una colección en la aplicación web

Si comparte una colección con las personas equivocadas o cambia de opinión, puede revocar el acceso compartido. Dashlane no notifica a los miembros cuando revoca su acceso a una colección. Pero los miembros no tendrán acceso a la colección la próxima vez que ingresen.

Puede compartir la colección nuevamente con cualquier persona que haya eliminado en cualquier momento.

En el menú izquierdo de la aplicación web, busque la colección que ya no desea compartir. Las colecciones compartidas aparecen con el ícono de compartido, mostrado como dos personas.
Apunte a la colección, seleccione el menú de 3 puntos y luego Shared access. O bien, seleccione la colección y luego seleccione el menú de 3 puntos en la esquina superior derecha de la página de la colección. Luego seleccione Shared access.
En la ventana emergente de Acceso compartido, seleccione el menú junto a los grupos o personas con los que ya no desea compartir la colección.
Seleccione Revocar y luego seleccione Actualizar en la parte inferior de la ventana emergente. Aparecerá un mensaje de éxito en la parte inferior de la pantalla.
- Seleccione Revocar invitación si el destinatario no ha aceptado su invitación para compartir.

Revocar el acceso compartido a una colección en su Aplicación Android

Puede volver a compartir la colección con cualquiera que haya eliminado en cualquier momento.

En el menú lateral de la Aplicación Android de Dashlane, seleccione Colecciones.
En la pantalla de Colecciones, seleccione el menú de 3 puntos junto a una colección y seleccione Acceso compartido.
En la pantalla de Acceso compartido, puede ver quién tiene acceso y revocar el acceso. También puede ver quién no ha aceptado su invitación.
En la pantalla de Acceso compartido, seleccione Revocar junto a los grupos o personas con los que ya no desea compartir la colección. Verá "Invitación pendiente" si la invitación no ha sido aceptada.
En la ventana emergente de confirmación, seleccione Revocar acceso. Aparecerá un mensaje de éxito.

Revocar el acceso compartido a una colección en su dispositivo Apple

Si comparte una colección con las personas equivocadas o cambia de opinión, puede revocar el acceso compartido o revocar su invitación. Dashlane no notifica a los miembros cuando revoca su acceso a una colección. Pero los miembros no tendrán acceso a la colección la próxima vez que ingresen.